A medida que transcurre el tiempo, mantener el espacio físico suficiente, un soporte digital adecuado y la seguridad necesaria para almacenar, clasificar y proteger los documentos de una empresa, así como controlar eficazmente su gestión, puede tornarse en un enorme y difícil reto para las organizaciones. Por esto, es preciso contar con un aliado que custodie los documentos.
El servicio de custodia de documentos implica mucho más que almacenar los documentos críticos de la empresa. Es un servicio aliado que resguarda la integridad de la información clave en la gestión empresarial.
Pero, exactamente, ¿en qué consisten estos servicios? ¿Por qué tu empresa debe contratar los servicios de custodia documental?
¿En qué consisten los servicios de custodia documental?
De manera general, el servicio de custodia documental consiste en el almacenamiento, la clasificación, la protección y la conservación óptima de los documentos físicos de una organización, pero dentro de las instalaciones físicas de la empresa prestadora del servicio.
Los proveedores del servicio de custodia de documentos se encargan de la recogida masiva de todos los documentos generados o recibidos por la empresa (facturas, contratos, actas, escrituras, soportes contables, albaranes…), para registrarlos, transportarlos, clasificarlos e indexarlos en instalaciones con altas medidas de seguridad, diseñadas expresamente para la protección y conservación de documentos.
Además, cuentan con herramientas tecnológicas seguras que te permiten consultar los documentos que necesites y cuándo los necesites.
8 razones para contratar los servicios de custodia de documentos en su empresa
A continuación explicamos las 8 principales razones del porqué contratar un servicio de custodia de documentos beneficia a tu empresa en todos los ámbitos.
#1 El ahorro de espacio en las instalaciones de la empresa
La falta de espacio en las instalaciones u oficinas de la empresa es una de las primeras razones para contratar los servicios de custodia documental.
¿Por qué? Porque este servicio te proporciona el espacio necesario para almacenar todos los archivos y documentos que necesites fuera de las instalaciones de tu empresa, lo que te permite incrementar tu área efectiva de trabajo. Con varios beneficios adicionales, como la seguridad y la óptima gestión de documentos.
#2 El incremento de la seguridad física de los documentos
Las empresas proveedoras del servicio de custodia de documentos se rigen por las normas legales que operan en el almacenaje y conservación de la información. Además, de contar con instalaciones de alta seguridad, también ejecutan procedimientos específicos para el registro, almacenamiento y control que imposibilitan el extravío o deterioro de documentos.
Incluso, pueden aplicar tecnología como el escaneo o el reconocimiento de texto en imágenes para digitalizar los documentos y garantizarte la máxima seguridad, en todo momento y bajo cualquier circunstancia, de tus archivos.
#3 La mejora del acceso a la información
Los servicios de custodia de documentos garantizan a las empresas el acceso a los archivos e información en el momento en que lo requieran. Cuentan con sistemas de gestión que les permite la consulta remota del inventario de los archivos y la solicitud online de documentos.
Los archivos solicitados por la empresa pueden ser entregados físicamente en las instalaciones del cliente o enviados de manera digital, previa transformación del archivo.
#4 Aumenta la seguridad de acceso a los archivos
Las empresas proveedoras de este servicio cuentan con sistemas de seguridad avanzados para la identificación de accesos y vigilancia en las áreas o centros de custodia. Además cuentan con sistemas seguros para las peticiones y consulta de documentos.
También ofrecen la protección necesaria para resguardar la información confidencial que contienen los documentos de tu empresa.
#5 La optimización de procesos administrativos
Gracias al servicio de custodia documental las empresas se ven beneficiadas en la correcta gestión de los archivos. Los documentos están clasificados y catalogados, por lo que resulta fácil su localización y su trazabilidad.
Esto significa que los procesos de búsqueda de archivos se agilizan y que se dispondrá rápidamente de la información requerida. En consecuencia, un servicio de custodia de documentos optimiza los procesos administrativos y todos aquellos que operan en función de los documentos almacenados.
#6 Optimización de recursos
Contratar un servicio de custodia de documentos eficaz permite a la empresa ahorrar tiempo, esfuerzo y dinero. Recursos que pueden dedicarse a áreas de mayor valor para la organización.
Ahorras tiempo y esfuerzo porque el acceso a la información y a los archivos se realiza de manera ágil y efectiva. Además, economizas recursos humanos y económicos, porque al externalizar el servicio de custodia de documentos contarás con todo el espacio necesario y con un grupo de profesionales expertos que resguardarán óptimamente los archivos.
#7 Cumplimiento del RGPD
Las empresas proveedoras del servicio de custodia de documentos garantizan la seguridad y protección de la información personal y sensible que contengan los documentos almacenados. Para esto, en el tratamiento de los documentos e información cumplen con las regulaciones impuestas en el Reglamento General de Protección de Datos.
Consecuentemente, otras de las razones para contratar un servicio de custodia de documentos es que no tendrás que preocuparte por la protección de la información de la empresa, ni por la protección a la privacidad de tus clientes o socios.
#8 Los archivos solo crecen lo necesario
Los servicios de custodia documental también incluyen el proceso técnico y sistemático del expurgo de documentos, por lo que tus archivos solo crecerán lo necesario. Por supuesto, cumpliendo las normativas vigentes en cuanto al resguardo de la información.
Esto significa que, bajo el servicio de custodia los documentos archivados se someterán a una evaluación crítica para determinar qué documentos no son útiles o qué documentos han perdido su valor, con el fin de retirarlos o destruirlos. Siempre bajo previa autorización de la organización propietaria de la información.
Andaluza de documentación: un aliado en la custodia de documentos
En Andaluza de Documentación contamos con centros de custodia diseñados con todas las medidas de seguridad activas y pasivas para asegurar la protección de tus archivos.
Nuestro servicio de custodia documental se basa tanto en el almacenamiento de los archivos como en cada uno de los procesos logísticos asociados, como la recogida, la clasificación, la indexación, la conservación y el expurgo de documentos.
Además te ofrecemos una segura herramienta de gestión para la localización y la trazabilidad de los archivos, permitiéndote consultar en tiempo real los inventarios, así como efectuar pedidos online de la documentación que requieras. Nosotros te la entregamos en tu empresa.
¿Deseas beneficiarte de una óptima custodia de documentos? Contáctanos. En Andaluza de Documentación protegemos tus archivos y ayudamos a incrementar la productividad de tu empresa.
