Software de
Gestión Documental

Entendemos las necesidades de nuestros clientes.
Como expertos en Software de Gestión Documental te ofrecemos soluciones verdaderamente globales.

Las empresas e instituciones generan cuantiosos expedientes, información y documentos cuya gestión puede suponer grandes dificultades.

En Gestora Andaluza de Documentación facilitamos esta gestión a nuestros clientes.

Aplicación de gestión documental

Contribuir a una digitalización que permita la continuidad de tu negocio es nuestro objetivo

Software de Gestión Documental

Rapidez de acceso a tus archivos

Disponibilidad de la información 24 x 7

Acceso en remoto a tu documentación

Integraciones con tus herramientas

Seguridad de la información y accesos jerarquizados

Metodología

Análisis de requisitos

Obtendremos toda la información necesaria para, en base a nuestra experiencia, poder definir el alcance y objetivos del proyecto.

Solución tecnológica

Seleccionamos la solución tecnológica más adecuada: Athento, Alfresco u otros desarrollos y herramientas

Implantación y parametrización

Ejecutamos la implantación completa del Software de Gestión Documental seleccionado, adaptándolo a las necesidades de tu empresa.

Formación

Transferencia de conocimiento para la explotación de la solución de gestión documental.

Gestión de
documentación

Una de las soluciones de Software de Gestión Documental más completas y extendidas para todo el ciclo de vida de documentos altamente parametrizables e integrables

Athento ECM cubre las fases de gestión, almacenamiento y distribución.

Aporta funcionalidades extra como la firma digital u Optical Characer Recognition (OCR) avanzado a otros sistemas de gestión documental como Alfresco o Nuxeo

Tecnología puntera (Machine Learning, Semántica y Procesamiento de la Imagen) para automatizar procesos relacionados con la captura de documentos.

Captura de contenidos, la identificación y clasificación de documentos o la extracción de datos.

Captura Athento

El cliente podrá escoger entre una solución on premise y el cloud.

Por defecto, Athento incorpora el esquema de metadatos Dublin Core, estándar internacional que asegura la interoperabilidad de las etiquetas utilizadas. No obstante, el esquema de metadatos es parametrizable en función de las necesidades del cliente, siendo factible incorporar otro estándar o definir uno específico para su casuística.

Estos metadatos (o datos descriptivos del documento) constituyen los índices de búsqueda mediante los que recuperar los documentos.

Adicionalmente, Athento dispone de una potente funcionalidad de captura capaz de extraer el contenido textual de los documentos (incluso en formatos tipo imagen) permitiendo búsqueda por contenido.

Acceso autenticado mediante usuario y contraseña con alta granularidad en la definición de permisos,, tanto por categorías (grupos de usuarios y tipo de documento), como unitariamente por usuarios nominales o documentos concretos.

Cada usuario es asignado a un grupo que, a su vez, contará con determinados permisos de lectura, edición, etc., que podrán definirse a nivel de tipo de documento.

Pueden existir, por ejemplo, usuarios con permisos solo de lectura sobre determinados documentos que, sin embargo, pueden ser revisores de otra colección.

Los documentos evolucionan por diferentes estados a lo largo de su ciclo de vida (borrador, aprobado, obsoleto, borrado…) asociados a eventos de edición que pueden parametrizarse según la casuística del cliente (y de cada tipo documental).

Además del acceso autenticado a la herramienta que asegura a los usuarios autorizados la consulta de los documentos con el nivel de permisos definido, Athento permite realizar publicaciones internas para poner a disposición de otros usuarios documentación final solo a efectos de consulta (no podrán realizar modificaciones ni consultar versiones anteriores) y publicar documentos para ponerlos a disposición de personas sin credenciales de acceso a la plataforma (por ejemplo clientes) durante un periodo determinado de tiempo.

EN GESTORA ANDALUZA DE DOCUMENTACIÓN

te ayudamos a diseñar e implementar el proyecto global dentro del Sistema de Gestión Documental más adecuado a tus necesidades.

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Contacto

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GESTORA ANDALUZA DE DOCUMENTACIÓN se compremete a cumplir con los requerimientos de la base legal para el tratamiento de tus datos constituida por tu consentimiento al leer aceptar la política de privacidad. Nuestra finalidad es ofrecerte la información que nos solicites sobre los servicios que ofrecemos así como cualquier otro aspecto de nuestra actividad profesional. No se ceden los datos a terceros. Tienes derecho a obtener confirmación sobre si en GESTORA ANDALUZA DE DOCUMENTACIÓN estamos tratando tus datos personales por tanto tienes derecho a acceder a tus datos personales, rectificar los datos inexactos o solicitar su supresión cuando los datos ya no sean necesarios para los fines que fueron recogidos. Para poder proporcionarle el contenido solicitado, debemos almacenar y procesar tus datos personales. Si aceptas que almacenemos tus datos personales para este fin, marca la casilla de arriba. Puedes completar esta información en nuestra web www.andaluzadedocumentacion.es

Preguntas frecuentes

Se trata de un programa informático en el que se almacena de forma centralizada la documentación de la empresa y con el que podrás mejorar los procesos de tu organización. En él se recogen todas las tareas que se realizan con los documentos, para cumplir con su gestión de una manera más eficiente y segura, además de permitir que los empleados puedan acceder desde cualquier localización y de forma fácil y sencilla.

La necesitas si:

  • Dedicas mucho tiempo a organizar, tratar o buscar un documento que está guardado, incluso a veces no consigues encontrarlo.
  • Existen muchos documentos en papel circulando entre las mesas.
  • Cada departamento tiene su propio sistema de organización pero es diferente al del resto de departamentos.
  • Tienes personal distribuido en diferentes sedes y necesitan consultar, modificar y trabajar sobre la misma documentación.
  • Estás implementando una política de teletrabajo y tus empleados/as no pueden ir físicamente a consultar documentación importante que usas diariamente.
  • Tienes la información aislada, entre papel, documentos electrónicos , correos electrónicos… e inviertes mucho tiempo en localizarla y tratarla.

Si alguna de estas situaciones se produce en su empresa con frecuencia, no lo dude, necesita un programa de Gestión Documental.

Sí, GESTORA ANDALUZA gestionará la instalación y parametrización de la aplicación, adaptándolo a tu organización y encargándonos también de su mantenimiento para que tú solo tengas que centrarte en utilizar el programa.

Aunque podemos integrar nuestras soluciones con las herramientas que ya estéis utilizando, si todavía no se ha dado el salto al entorno digital, podemos orientarte en cómo enfocar este proceso, por lo que no se requiere ninguna base previa.

No en todos los casos, pues puedes seguir invirtiendo excesivo tiempo en tratarla y no dispones de su trazabilidad. Un sistema de gestión documental te permite no solo almacenar y clasificar los documentos en digital, si no automatizar tareas que realizas con ellos y tener el control de lo que se realiza con la información.

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