Contratar los servicios de archivo externo de documentos, es una alternativa para muchas empresas que necesitan seguridad, protección, confidencialidad y acceso ágil a sus expedientes, sin soportar los costes ni las limitaciones de gestionarlos dentro de sus propias instalaciones.
Delegar el archivo físico en un proveedor especializado permite a las empresas a optimizar recursos, ganar espacio y ajustarse a las exigencias legales en materia de protección y conservación de la documentación.
Este servicio incluye procesos normalizados de clasificación, identificación, trazabilidad y acceso controlado a los documentos, garantizando que la información esté siempre disponible cuando se necesita.
Por qué las empresas privadas externalizan su archivo
Cada vez son más las empresas que optan por un archivo externo debido a la creciente acumulación de documentación administrativa, legal, contable o laboral.
Mantener estos expedientes en las propias instalaciones suele generar problemas de espacio, riesgos de seguridad y dificultades para una correcta organización.
La custodia documental permite a la empresa centrarse en su actividad principal, delegando la gestión del archivo en especialistas que aseguran un tratamiento adecuado y conforme a la normativa.
Ventajas de la custodia documental para empresas
Optimización del espacio y reducción de costes
Externalizar el archivo elimina la necesidad de destinar metros cuadrados de oficinas o almacenes a documentación que debe conservarse pero no se consulta a diario.
Esto se traduce en un uso más eficiente del espacio y en una reducción de costes estructurales.
Seguridad y confidencialidad de la información
Los centros de custodia documental cuentan con sistemas de seguridad física y controles de acceso, así como protocolos específicos para proteger información sensible.
Esto minimiza riesgos de pérdida, acceso no autorizado o deterioro de los documentos.
Cumplimiento normativo y control de plazos de conservación
Una correcta custodia documental ayuda a cumplir con la legislación aplicable en materia de protección de datos, conservación documental y responsabilidades legales.
Además, permite gestionar de forma controlada los plazos de conservación y expurgo cuando corresponde.
Qué tipo de expedientes pueden custodiarse
La custodia es aplicable a una gran variedad de documentos corporativos, así como los expedientes laborales, documentación contable y fiscal, contratos, expedientes legales, documentación técnica, historiales de clientes o archivos administrativos históricos que deben conservarse durante largos periodos.
Cada tipo documental se gestiona conforme a criterios específicos de clasificación y acceso, adaptados a las necesidades de cada empresa.
Acceso y recuperación de la documentación
Uno de los aspectos más importantes de la externalización de los archivos es la facilidad de acceso a los documentos custodiados. Mediante sistemas informáticos y una correcta plataforma para la trazabilidad, la empresa puede solicitar, consultar o solicitar la digitalización puntual de expedientes de forma rápida y controlada, sin necesidad de desplazarse físicamente al archivo.
Este modelo garantiza disponibilidad sin renunciar a la seguridad ni al orden documental.
Custodia y digitalización como servicio complementario
Muchas empresas combinan la custodia física con procesos de digitalización documental. Esta integración permite mantener los originales en archivo externo mientras se accede a la información en formato digital, mejorando la eficiencia operativa y reduciendo tiempos de búsqueda.
La coexistencia de archivo físico y digital ofrece una solución flexible y escalable a medio y largo plazo.
¿Por qué confiar la custodia documental a Gestora Andaluza de Documentación?
La custodia de expedientes empresariales requiere experiencia, infraestructuras adecuadas y conocimiento normativo.
Contar con un proveedor especializado garantiza que la documentación se gestione con criterios profesionales, evitando riesgos y asegurando la continuidad del servicio a lo largo del tiempo.
En Gestora Andaluza de Documentación ayudamos a las empresas privadas a organizar, proteger y conservar su documentación mediante servicios de custodia documental y archivo externo adaptados a cada sector y volumen documental. Nuestro objetivo es ofrecer soluciones seguras, eficientes y alineadas con las necesidades reales de cada organización.
Si tu empresa necesita liberar espacio, mejorar la gestión de sus expedientes o garantizar la seguridad de su archivo, la custodia documental externa es una gran alternativa. Contacta con nuestro equipo y descubre cómo optimizar tus documentos y archivos mediante soluciones profesionales de gestión documental.
