Gestor documental Athento

Software de gestión documental 

El acelerado entorno digital impulsa a las empresas a implementar soluciones tecnológicas que les permitan innovar y agilizar sus procesos, y así poder elevar su productividad y capacidad competitiva. Dentro de estos procesos está la gestión documental. 

En la gestión de documentos, las pequeñas tareas como buscar, compartir u ordenar documentos, facturas, informes… conducen a una enorme pérdida de recursos, pérdida que se incrementa en el tiempo. Además, los almacenamientos o archivos deficientes causan más pérdida de tiempo, de esfuerzo y de dinero. 

¿Qué hacer? Liberarse del papel, digitalizar los documentos y adoptar un software de gestión documental, un software que automatice las operaciones asociadas a los documentos y que sea un verdadero aliado para la organización y los equipos de trabajo. 

Qué es un software de gestión documental 

Un software de gestión documental es un sistema informático que administra de manera automática e inteligente la recepción, la clasificación, el rastreo, el intercambio y la conservación de los documentos electrónicos y demás activos digitales críticos para la empresa. 

Consiste en una solución tecnológica que no solo agiliza los procesos internos de una organización, también maximiza el valor de su información y permite tener bajo control y de forma segura todo los documentos, vídeos, imágenes y planos digitales que hayan sido creados digitalmente o que hayan sido digitalizados a través del escaneo. 

Gracias a estas plataformas, los departamentos cuentan con un flujo de trabajo digital rápido, seguro y preciso, con el que podrán crear, capturar, editar y enviar cualquier tipo de documento o archivo a usuarios internos o externos, como proveedores o clientes. 

Principales funcionalidades de un software de gestión de documentos 

Un software de gestión documental ofrece principalmente la siguientes funcionalidades: 

Almacenamiento de archivos digitales 

Un software de gestión de documentos es una plataforma que centraliza de manera segura los documentos y demás activos digitales de la empresa. Ayuda a clasificar e indexar el contenido, almacena los activos digitales y los conserva de forma segura. Además nos ayuda a trabajar de forma colaborativa, con funcionalidades como el control de versiones. 

La seguridad de la información 

Los softwares de gestión documental ofrecen seguridad a la información. Son sistemas que garantizan el acceso controlado a los archivos, mediante la creación de permisos basados en roles. Además incluyen la configuración de diversos autenticadores, entre otras medidas. 

La carga masiva 

En el día a día todas las empresas están generando gran volumen de documentos importantes.  

Gracias al software de gestión documental, las empresas pueden cargar masivamente los documentos a la plataforma de manera rápida, lo que permite que los diferentes departamentos y equipos puedan disponer de los archivos en el sistema en el menor tiempo posible. 

Control de versiones 

Los sistemas de gestión documental ayudan a mantener el control de las versiones de cada documento o archivo. El usuario puede visualizar el historial de las versiones del documento, además, alerta sobre la versión más actual. 

Automatizar y acelerar los procesos de negocio 

Los gestores documentales más robustos también integran motores con funcionalidades basadas en Business Process Management BPM, para el modelado y ejecución automática de los procesos de negocios asociados al contenido digital. 

Recepción automatizada de documentos digitales 

También existen softwares de gestión documental que incluyen algoritmos OCR para convertir una imagen de texto en formato de texto. Esta funcionalidad de captura de documentos,  junto con otras, permite automatizar la recepción de documentos en digital, como las facturas de proveedores. 

 

Cuáles son los beneficios de un software de gestión de documentos 

Los gestores documentales ofrecen beneficios a las empresas, tanto para los mismos procesos internos como para los empleados y clientes. Entre estos beneficios están los siguientes: 

  1. Mejora la colaboración entre los equipos. 
  2. Reduce el tiempo de búsqueda de archivos a segundos. 
  3. Incrementa la seguridad de la información de la empresa y la asociada a los clientes y los socios. 
  4. Protege los documentos y demás activos digitales contra incendios, inundaciones y otros siniestros o pérdidas de documentación. 
  5. Reduce la huella de carbono, porque es una opción que minimiza el uso de papel, de tinta y de energía. 

¿Qué es Athento Software? 

Athento es una plataforma de gestión de contenidos versátil, potente e inteligente que permite construir espacios de trabajo 100% digitales mediante la integración de procesos, documentos y datos. 

¿Qué puede hacer Athento por su empresa? 

Con Athento es posible: 

  • Automatizar procesos de inicio a fin: Inicia solicitudes a través de formularios personalizables, crea flujos de trabajo visualmente, y obtén trazabilidad de cada una de las solicitudes y de los documentos que las respaldan. 
  • Resolver casos a tiempo y con precisión: Distribuye la carga de trabajo entre el equipo, haz seguimiento y mantén los casos al día. Asegúrate de obtener todo lo 

que necesitas para resolverlos a tiempo. 

  • Liberarse del papel de verdad: Crea, recibe y envía documentos en digital, apruébalos y firmarlos. Con Athento no hay razón para estar atado al papel, todo el ciclo de vida de los documentos puede ser digital. 
  • Recuperar el tiempo automatizando tareas manuales: Solicita documentos a clientes de forma automática, genéralos a partir de plantillas, clasifícalos automáticamente, obtén sugerencias inteligentes o incorpora acciones autoejecutadas. 

¿Desea saber cómo Athento puede ayudar a su empresa? Contáctenos. En Andaluza de Documentación analizamos su organización y le entregamos la solución adecuada para la optimización de su gestión.