Cómo la Inteligencia Artificial puede potenciar la gestión documental

La integración de la Inteligencia Artificial IA con diversos sistemas y procesos de las organizaciones ha resultado ser esencial para operar eficazmente en un entorno empresarial moderno.

Así se observa que ante los procesos fundamentales de las compañías, como la gestión de documentos, la IA ofrece diversas tecnologías para potenciar los programas informáticos con el fin de automatizar operaciones, comprender y analizar datos y extraer información. Y todo de manera rápida, precisa y sin errores. En este post detallamos cuál es el papel de la Inteligencia Artificial en la gestión documental. Damos una breve introducción a lo que es la IA y detallamos las formas en las que la IA está optimizando las capacidades de un gestor de documentos.

¿En qué consiste la Inteligencia Artificial?

La IA es una disciplina que combina la informática y el uso de datos para desarrollar algoritmos o softwares que pueden simular procesos y capacidades complejas de la mente humana. Así que, la IA implica sistemas informáticos capaces de realizar tareas que antes se asociaban únicamente a las personas, como resolver problemas, razonar y tomar decisiones.

La IA comprende una amplia gama de tecnologías (subcampos) que están, actualmente, impulsando muchos de los programas, máquinas y servicios que se emplean a diario, como los chatbots que ofrecen atención al cliente o la función de búsqueda de información en los correos electrónicos.

El área de la administración de documentos también ha evolucionado gracias a la implementación de la IA en los sistemas de gestión documental, especialmente por tecnologías como las siguientes:

● El Aprendizaje Automático, que permite a los gestores documentales aprender de manera autónoma mediante conjuntos de datos.

○ Por ejemplo, un software basado en el aprendizaje automático aprende de miles de conjuntos de documentos comerciales y crea un modelo matemático. Por lo tanto, cuando se le presenta un documento, es capaz de realizar una predicción e identificarlo como una factura, un albarán, etc.

○ Esta tecnología permite la automatización de tareas como la clasificación e indexación de documentos.

● El Procesamiento del Lenguaje Natural, que permite a las máquinas “leer” y “comprender” el lenguaje tal y como lo expresa el ser humano.

○ Por ejemplo, esta tecnología permite que un gestor documental pueda realizar una lectura automática de las facturas y entender las cantidades de dinero y fechas expresadas en dicho documento.

¿Cómo la IA potencia los sistemas de gestión documental?

La Inteligencia Artificial optimiza radicalmente la manera en la que los sistemas de gestión documental procesan, analizan y administran los archivos. Veamos cómo:

1 Procesamiento automático de documentos

Gracias a las tecnologías de la IA, un gestor documental puede extraer información relevante de los archivos para clasificarlos automáticamente bajo categorías predefinidas, como informes, contratos, presupuestos, etc.

Para esto, el sistema de gestión documental inteligente extrae fechas, nombres y otras palabras clave para identificar el documento y, después, archivarlo de manera automática en las carpetas correspondientes. Adicionalmente, puede activar una notificación al departamento o empleado al que le competa la información.

2 Extracción de datos

En toda organización una de las principales tareas que limita la productividad de los empleados es el procesamiento manual de datos no estructurados, es decir el tener que extraer información relevante de cada uno de los documentos para después organizarlos.

Un sistema inteligente de gestión documental tiene la capacidad de extraer la información de los archivos y generar datos estructurados (en un formato estandarizado) o depositarlos automáticamente de forma ordenada en una base de datos centralizada y segura.

Principalmente, este sistema impulsado por la IA analiza el texto del documento. Después establece relaciones entre los diversos campos del documento con el texto que contiene para, finalmente, arrojar datos estructurados de manera precisa y rápida.

● Esta función avanzada es importante para extraer datos durante el procesamiento de solicitudes de tarjeta de crédito, reclamaciones de seguros, pedidos, facturación, etc. También permite a los equipos de trabajo obtener acceso rápido a la información. Por ejemplo, el equipo de proyectos de una empresa de construcción puede obtener datos al instante sobre el avance de obras que muestran los informes recibidos.

3 Seguridad de datos

Las empresas están siempre alerta para garantizar el procesamiento de documentos mediante los estándares del Reglamento General de Protección de Datos RGPD.

Una de las mayores preocupaciones es que en la gestión de los archivos y los diversos flujos de trabajo que involucran documentos, pase desapercibida la Información de Identificación Personal PII que deba ser protegida. Esto es parte de la historia al implementar un gestor documental inteligente.

Con la IA, estos sistemas tienen la capacidad de detectar en los documentos todos aquellos datos personales que pueden utilizarse para conocer la identidad de una persona determinada, tanto los identificadores directos (nombre, número de pasaporte, número telefónico, etc.) como los indirectos (lugar de nacimiento, raza, género, código postal, etc.).

El gestor inteligente, después de detectar la Información de Identificación Personal, procede a brindarle la seguridad adecuada para su gestión, garantizando que sólo el personal autorizado tenga acceso a los documentos que contengan datos identificatorios.

Por ejemplo, un gestor documental inteligente:

● Analiza los patrones típicos que mantienen los usuarios al acceder a los documentos. Por lo que conoce qué tipo de archivos visualizan o editan con frecuencia y a qué hora lo realizan. Esto sirve para detectar cualquier actividad inusual de los trabajadores, cómo acceder a archivos a los que no tienen autorización.

● Bloquea automáticamente cualquier dato personal o confidencial de los documentos en caso de que deban compartirse fuera de la organización, con clientes, proveedores, otras empresas, etc.

4 Automatización de tareas y flujos de trabajo

Los sistemas de gestión documental integran algoritmos inteligentes que pueden optimizar los flujos de trabajo mediante la automatización de tareas.

Por ejemplo, si una empresa tiene múltiples fases para el proceso de aprobación de un documento, el gestor inteligente tiene la capacidad de automatizar este proceso:

● En primer lugar identifica qué tipo de documento se desea aprobar.

● En segundo lugar, mediante las reglas predefinidas, envía el documento a los diversos empleados que deben revisarlo y aprobarlo.

Para acelerar estas tareas, el gestor también puede activar automáticamente notificaciones a los empleados. Además, de que realiza un seguimiento en tiempo real del proceso de aprobación

5 Análisis de datos

Un sistema de gestión documental impulsado por la IA, además de poder extraer y comprender grandes volúmenes de datos, también puede convertirlos en información valiosa.

Por ejemplo, un gestor documental inteligente puede:

● Identificar patrones recurrentes en los datos que contienen los documentos, con el fin de detectar anomalías, errores o alteraciones de la información.

● Evaluar el rendimiento de la gestión documental, mediante diversos indicadores, como la cantidad de documentos que se transfieren al día o al año o el tipo de documento que consume mayor capacidad de almacenamiento. Para esto el sistema realiza el seguimiento de los diversos tipos de archivos y mide el tiempo y demás recursos que se dedican a la gestión en general.

Como alcanzar una gestion documental inteligente

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