De manera general, la digitalización certificada es un proceso en el que se convierten documentos físicos (en papel) en documentos electrónicos sellados o firmados de forma digital, empleando para ello sistemas que cumplan con ciertos criterios técnicos que garanticen la inalterabilidad de la información.
Este proceso confiere a los documentos electrónicos el mismo valor probatorio que sus respectivas matrices u originales en papel, siendo de enorme utilidad en la digitalización de documentos empresariales o documentos asociados a las obligaciones tributarias, como las facturas.
Sí, para cumplir con las obligaciones tributarias puedes llevar a cabo la digitalización certificada de facturas. No solo te ayuda a reducir costes en el almacenamiento y archivado, también te permite agilizar operaciones e incrementar la productividad.
¿Qué es la digitalización certificada de facturas?
La Orden EHA/962/2007 de 10/abril define a la digitalización certificada como un proceso de tipo tecnológico en el que se obtiene una imagen digital codificada íntegra y fiel al documento matriz en papel que se desea sustituir, respetando las especificaciones técnicas admitidas por la Agencia Estatal de la Administración Tributaria AEAT y empleando alguno de los formatos estándar de uso común.
De manera más clara, la digitalización certificada es un proceso que permite tomar una factura en papel y, por medio de un escáner y un software certificado, generar su imagen digital con la misma validez legal del original. Pudiendo, si se desea, prescindir del documento en papel.
En qué se diferencia la digitalización y la digitalización certificada
Una digitalización simple de documentos o facturas, que no sea certificada, permite igualmente la transformación del archivo en papel en formato digital, pero no tendrá ninguna validez legal ni efecto ante el organismo tributario. Lo que significa que las facturas en papel se deben continuar resguardando por el tiempo legal establecido.
Por su parte la digitalización certificada va más allá de convertir el papel en formato digital, es un proceso que cumple con requisitos legales y técnicos exigidos por la AEAT para certificar el documento y otorgarle la validez legal necesaria para que surta efecto ante los órganos competentes. Es un proceso que permite la eliminación o destrucción del soporte en papel.
Elementos necesarios en el proceso de digitalización certificada
La misma Orden EHA/962/2007 de 10/abril específica que la digitalización certificada de facturas puede ser llevada a cabo por la propia empresa que ha generado las facturas (obligado tributario) o por una empresa prestadora de servicios de digitalización certificada.
En cualquier caso, en el proceso de digitalización certificado de facturas o de cualquier otro documento fiscal se hace necesario:
- Un equipo scanner con la resolución mínima de 200 ppp.
- Un software homologado por la AEAT, que permita la firma electrónica, que garantice la integridad de las imágenes y que permita el acceso rápido y completo a la base de datos.
- Una base de datos documental que sirva de almacenamiento de las imágenes digitales y garantice por cada documento la conservación del registro de datos de aquellos campos que se exigen en los libros de registro, entre otras consideraciones técnicas
Beneficios de la digitalización certificada de facturas
La digitalización certificada de facturas ofrece a las empresas beneficios a nivel de operatividad, seguridad, presupuesto y cumplimiento de las obligaciones legales y fiscales. Por ejemplo:
La preservación de la validez legal
A través de la digitalización certificada de facturas se obtiene una imagen digital que preserva el valor legal de la factura en papel.
La productividad se eleva
La digitalización certificada permite la gestión automatizada de facturas, por lo tanto, los equipos o departamentos de finanzas y administración tendrán acceso rápido y oportuno a la información que necesiten, pudiendo destinar el tiempo ganado a realizar tareas de mayor valor para la empresa.
La optimización del espacio
Además de facturas, también otros tipos de documentos de gran valor legal como contratos o albaranes pueden ser digitalizados a través de este proceso certificado. Lo que significa, que la empresa no tiene necesidad de mantener documentos en papel y que los espacios de almacenamiento de la organización se verán optimizados, reduciéndose al máximo.
El ahorro de tiempo en la búsqueda
Todos los documentos fiscales o aquellas facturas antiguas que se requieran serán halladas en solo segundos, debido al repositorio o sistema de gestión documental en el que se debe apoyar la digitalización certificada.
El acceso remoto a la información
Las empresas necesitan herramientas que les permitan operar desde cualquier ubicación. Gracias a la gestión digital de las facturas los colaboradores o líderes de las organizaciones pueden tener acceso remoto a la factura o dato que requieran y así continuar con las actividades.
Optimización de la gestión de contabilidad
Los softwares de digitalización certificada de facturas pueden ser integrados a las soluciones contables de las empresas. De esta manera, los departamentos de finanzas y contabilidad podrán gestionar y visualizar gastos, pagos y demás información necesaria para su actividad diaria.
Reducción de costes
Gracias a la digitalización certificada la empresa se olvida de invertir en armarios y en personal para el almacenamiento y archivado de las facturas y demás documentos valiosos. Además, se reducen los costes de papel y de impresión.
Se incrementa la seguridad en la gestión de facturas
La digitalización certificada aumenta la seguridad en la gestión de facturas porque impide tanto la modificación o alteración de sus datos como su extravío durante sus envíos o almacenamiento.
La automatización de procesos
La digitalización certificada de las facturas no solo permite crear repositorios digitales seguros, también facilita la automatización de procesos asociados, como la automatización de la recepción de facturas o la automatización del proceso de cuentas por pagar. Lo que ayuda a agilizar los procesos de pagos y cobros.
La digitalización certificada de facturas con Andaluza de Documentación
En Andaluza de Documentación te ayudamos a eliminar el papel y a incrementar la productividad en la gestión de facturas, cumpliendo con las normativas de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria.
Contamos con un software de digitalización certificado homologado por la AEAT, que cumple todos los requisitos técnicos de la Orden EHA 962/2007. Además, ofrecemos un repositorio para facturas y metadatos que permite la firma digital de la base de datos al cierre del periodo financiero, lo que aporta la validez legal que necesitas.
Nuestro proceso de digitalización certificada te permite digitalizar las facturas recibidas en cualquier formato y alimentar los sistemas financieros automáticamente. Siempre empleamos un nivel de resolución no inferior a los 200ppp y usamos cualquiera de los formatos estándares que se utilizan comúnmente.
En Andaluza de Documentación te aportamos una solución integral y personalizada que te otorgará todas las garantías legales necesarias para prescindir de los soportes en papel, ahorrar costes e incrementar la productividad de la empresa.
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