Los datos son el activo más preciado de toda organización, sobre todo si pertenece al sector público. Tradicionalmente, los entes de la administración pública (organismos, órganos de gobierno, escuelas, fuerzas policiales, etc.) recopilan datos para apoyar al ciudadano y prestar sus servicios de la mejor manera.
Esta es una posición envidiable, porque este conglomerado que representa la Administración Pública obtiene, almacena y gestiona un enorme volumen de datos, con todo el potencial que esto representa. Potencial que puede ser desbloqueado al adoptar un modelo de gobernanza de datos.
No basta con transferir toda la información a nuevos sistemas informáticos con capacidades análiticas. La verdadera transformación digital del sector público debe caminar de la mano de la estrategia de gobernanza de datos. Pero, ¿en qué consiste esta estrategia? ¿Por qué es tan importante?
¿Qué es la gobernanza de datos en el sector público?
El gobierno de datos es el conjunto de procesos, estándares y políticas diseñadas para garantizar el uso responsable y efectivo de los datos y extraer todo su valor. Es una estrategia activa que ayuda a tener mayor acceso a los datos y facilita la integración de éstos a nivel organizacional, al mismo tiempo que se preserva su integridad.
En el sector público, la gobernanza de datos implica el diseño y creación tanto de políticas y procesos como de unidades dentro de la Administración, para proteger la privacidad, garantizar la calidad y seguridad de los datos y ayudar a transformarlos en información, principalmente, para:
- Optimizar el servicio público
- Reducir los costes operativos.
- Abordar de forma efectiva las necesidades de la población.
Mientras que en la empresa privada la gobernanza de datos busca incrementar la capacidad competitiva, en el sector público el gobierno de datos consiste en centrar, aún más, la gestión en los ciudadanos, para ofrecer más valor a través de los servicios públicos, rendir cuentas de forma transparente y formular políticas públicas realmente efectivas.
¿Qué incluye un modelo de gobernanza de datos?
La gestión pública dentro de una marco de gobernanza de datos contempla, principalmente, las siguientes acciones:
- La identificación de los datos estructurados y no estructurados.
- La estandarización de formatos de datos.
- La asignación y activación formal de las funciones de gobernanza de datos. Lo que implica reconocer, formalmente, la responsabilidades de los puestos que están actualmente contribuyendo a la gobernanza de datos, así como crear nuevas responsabilidades, como los administradores de datos (que velan por su uso correcto).
- El establecimiento de políticas para la gestión de datos. Por ejemplo, los procedimientos para el almacenamiento y clasificación de datos, la protección de datos contra accesos no autorizados y la verificación de la integridad de la información.
- La adopción de herramientas tecnológicas (softwares, plataformas y dispositivos) que ayuden a acceder, almacenar, gestionar, proteger y analizar datos. Además:
- Automaticen procesos y flujos de trabajo.
- Realicen análisis multidimensionales y preparen los datos e informes según lo solicitado por los usuarios (autoservicio).
- Ofrezcan la visualización de datos mediante su representación gráfica. ○ Por ejemplo, softwares de gestión documental, sistemas de gestión empresarial, como ERP, y herramientas de Business Intelligence (BI).
¿Qué beneficios ofrece el gobierno de datos a los entes públicos?
La gobernanza de datos ayuda a optimizar la gestión de datos digitales para obtener los siguientes beneficios:
Crear políticas públicas basadas en datos
Un modelo de gobernanza de datos permite a los diversos actores de la Administración Pública comprender mejor las necesidades de la sociedad para:
- Impulsar cambios con políticas públicas efectivas.
- Innovar para crear nuevos programas o servicios.
- Medir el impacto de los cambios efectuados.
Mejorar la experiencia de los ciudadanos
La gobernanza de datos implica la adopción de sistemas informáticos interoperables, es decir, que están conectados y pueden intercambiar información en diversos formatos.
De esta forma las entidades pueden obtener una visión global de la información pública, conocer el estado real de los proyectos, la disponibilidad de personal, la satisfacción de los usuarios, etc. Así, es posible ofrecer mejores experiencias a los ciudadanos y llevar a cabo programas públicos efectivos.
Centralizar datos y colaboración entre entes
Es usual que las entidades de la Administración Pública mantengan silos de información, porque sus distintas unidades cuentan con conjuntos de datos fragmentados en diversos sistemas o equipos.
Gracias a la gobernanza, que mantiene la conexión e interoperabilidad de los sistemas, es posible armonizar los datos (estandarizar los formatos, limpiar y estructurar datos, etc.) e incluso centralizar toda la información.
Maximiza la transparencia de la gestión
La gobernanza de datos facilita a las diversas organizaciones del sector público gestionar procesos transparentes y rendir cuentas. Por ejemplo, pueden publicar éticamente los datos bajo el modelo de datos abiertos del gobierno y proporcionar a los ciudadanos la visibilidad sobre el uso que se le da a sus datos.
Disminución de fraudes
Los actores del sector público pueden aprovechar la gobernanza de datos para disminuir el riesgo de fraude. Al integrar herramientas de análisis de datos es posible rastrear la coherencia de registros y detectar posibles fraudes, como pagos inadecuados o destinatarios incorrectos de fondos.
Cumplir la regulaciones y responder a auditorías
Crear procesos consistentes y seguros para la gestión de datos es clave para cumplir con las normas regulatorias legales. Además, las auditorías a las que se sometan las entidades públicas se enfocarán en cómo se gestionaron y protegieron los datos, no en el análisis de datos como tal.
Por otro lado, las auditorías internas pueden efectuarse de manera más ágil y fácil. Mientras que los entes pueden responder más rápido ante las auditorías externas.
Acceso a datos confiables
La buena gobernanza de datos permite a los puestos directivos acceder a datos precisos de manera oportuna. Por lo tanto, sus decisiones se basarán en datos confiables y actuales. Además, se podrán ejecutar de manera rápida las acciones necesarias y medir los resultados.
Hiperconectividad
Con la adopción de políticas que resguarden la información del robo de datos o accesos indeseados, en conjunto con la implementación de las tecnologías de la información TIC y una red IoT, se garantiza la conexión rápida entre el ente público y los ciudadanos.
Esto no solo mejora la atención a la población, también permite recopilar grandes cantidades de información, aprovechar los datos obtenidos en tiempo real y ajustar los recursos públicos en función de las demandas.
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