Los entornos de trabajo remotos e híbridos resultan una estrategia para las empresas que buscan adaptarse al mundo digital, mientras ahorran costes y captan los mejores talentos. Sin embargo, son modalidades de trabajo que también suponen una serie de desafíos, especialmente en el acceso, almacenamiento y seguridad de la información y documentos.
Para abordar estos retos es necesario contar con herramientas digitales que permitan la administración y control de los archivos electrónicos, que faciliten el envío de documentos y su uso compartido, sin importar en qué lugar se encuentren los miembros del equipo.
En este post detallamos como un sistema de gestión documental puede potenciar el trabajo a distancia, cómo protege la información, facilita la colaboración y ofrece un acceso seguro y remoto a los datos.
Gestor documental: un aliado para el trabajo a distancia
Un sistema de gestión documental centraliza, almacena, clasifica y protege los archivos electrónicos que se generan o reciben en una organización, como imágenes, planos, contratos, facturas, informes, etc.
De esta forma, estos gestores facilitan el control del ciclo de vida de los documentos, desde la creación del archivo digital, pasando por su almacenamiento, búsqueda y recuperación, hasta su debida eliminación.
Es un software que mejora el acceso a la información en el trabajo remoto y eleva la productividad de los empleados que trabajan desde casa o desde cualquier parte del mundo. Especialmente, porque:
- Representa una plataforma inteligente que centraliza los archivos y tiene la capacidad de automatizar los flujos de trabajo documental.
- Facilita la cooperación del equipo para crear, editar, revisar, aprobar y firmar documentos, mientras garantiza la seguridad de los datos.
¿Cómo un gestor documental ayuda a superar los desafíos del trabajo remoto?
Los softwares de gestión documental ayudan a superar las dificultades asociadas a las relaciones de trabajo a distancia de la siguiente manera:
1 Accesibilidad rápida de documentos
Cuando los trabajadores operan desde lugares remotos es indispensable garantizarles el acceso a los documentos de manera rápida y sencilla, sin que se interpongan dispositivos incompatibles, formatos obsoletos o conexiones lentas. Además, es normal que los trabajadores necesiten acceder a la información desde laptops, teléfonos inteligentes o tabletas.
Con un gestor documental alojado en la nube, los equipos de trabajo remotos pueden:
- Acceder a los archivos desde cualquier lugar y en todo momento.
- Utilizar dispositivos móviles con la misma seguridad y funcionalidad que otorga un ordenador, para buscar y compartir archivos, revisar datos, hacer seguimiento a las revisiones y aprobaciones de los documentos, etc.
Este acceso inmediato y oportuno a la información permite a los líderes y ejecutivos del negocio tomar decisiones informadas, rápidas y acertadas. Lo que impulsa el desarrollo de la empresa.
2 Colaboración y comunicación sencilla
En el trabajo remoto o híbrido se suele dificultar la comunicación y la colaboración entre los miembros de los departamentos y equipos, afectando la calidad y la eficiencia de las tareas.
Un DMS proporciona un enfoque moderno de la gestión documental, en donde todos los usuarios autorizados pueden trabajar en conjunto y coordinadamente para corregir los archivos, incluir comentarios, compartir documentos con otros miembros del equipo o clientes, aprobarlos, etc., cuando sea necesario y sin barreras geográficas.
Gracias a este tipo de software:
- Varios usuarios pueden colaborar en el mismo archivo y visualizar los cambios en tiempo real. Para garantizar el registro y seguimiento de las modificaciones, el DMS cuenta con un control de versiones que rastrea de manera automática cada edición o actualización de los archivos. Así es posible conocer qué empleado ha realizado cambios y qué variaciones ha ejecutado.
- Los supervisores o líderes de departamentos pueden hacer seguimiento a las modificaciones, realizar sugerencias y correcciones, hacer anotaciones o comunicarse con el equipo mediante chat.
3 Seguridad máxima de los archivos
Es conocido que el trabajo remoto e híbrido implica un mayor riesgo de robo, pérdida, daño o uso indebido de los documentos, especialmente si se utilizan servicios de almacenamiento no seguros, redes públicas o dispositivos personales.
Un sistema de gestión de documentos proporciona un alto nivel de seguridad de los archivos electrónicos y de los datos sensibles y confidenciales que contienen. Para esto, garantiza un almacenamiento y envío seguro de la información, mediante múltiples métodos de protección, como:
- El cifrado. Implica la codificación de documentos y de los datos tanto en reposo como en tránsito. Por lo que solo los trabajadores autorizados o los destinatarios de los archivos pueden visualizar o leer la información.
- Control de permisos. El DMS permite configurar roles para poder acceder, editar o compartir los documentos, dependiendo de las responsabilidades del puesto de trabajo. De esta forma, se limitan las acciones que pueden llevar a cabo los usuarios, como visualizar, modificar, descargar, comentar o eliminar el archivo.
- Autenticación. Un sistema de gestión documental exige la comprobación de la identidad del usuario para acceder a los archivos. Principalmente exige la configuración de un usuario y contraseña, además de otras autenticaciones adicionales, como el escaneo biométrico o códigos de un solo uso. Es una manera eficaz de mantener fuera del gestor de documentos a las personas ajenas a la empresa.
4 Organización y calidad de los documentos
En el trabajo a distancia las empresas suelen utilizar diversas aplicaciones o plataformas para crear documentos, modificarlos o enviarlos. Además, almacenan archivos en memorias USB o discos externos o los transfieren mediante correo electrónico. Esto genera problemas en la calidad y consistencia de la información e incrementa el riesgo de errores humanos.
Un sistema de gestión de documentos garantiza que la colaboración entre los usuarios se realice de manera ordenada, elevando la calidad de la información. ¿Cómo?
- Primero, este sistema ofrece un almacenamiento centralizado y accesible desde cualquier lugar y dispositivo.
- Segundo, su funcionalidad de control de versiones evita el duplicado de documentos y la inconsistencia o desorden de los archivos. Gracias a este control es posible rastrear los cambios realizados, identificar autores y colaboradores o restaurar versiones anteriores, cuando sea necesario.
- Tercero, un DMS permite a los usuarios categorizar y etiquetar los archivos, para conformar una estructura organizada. Es una capacidad que facilita tanto la clasificación de documentos como la recuperación rápida de archivos o datos.
Todas estas funcionalidades mejoran la calidad, consistencia e integridad de los documentos. Además, evitan errores y confusiones al buscar y utilizar información.
Andaluza de Documentación: un partner estratégico para proteger la información
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