La tecnología cloud se ha convertido en uno de los principales factores por los que apuestan las organizaciones. Especialmente porque les ayuda a incrementar sus propias capacidades.
Es una herramienta que eleva el potencial innovador y facilita la transformación digital de las empresas, porque permite implementar sistemas sin necesidad de contar y administrar con una infraestructura de TI propia.
Dentro del ámbito de la gestión documental, la tecnología en la nube ha hecho que las organizaciones se vuelvan más eficientes y que resulte muy rentable la administración y almacenamiento de archivos electrónicos.
Pero, exactamente, ¿qué es la gestión documental en la nube? ¿En qué se basa la tecnología cloud? Hoy despejamos todas estas dudas y te ofrecemos cada una de las ventajas que tiene tu empresa al gestionar los documentos en la nube.
Primero…
¿Qué es la nube? ¿Qué es la tecnología cloud computing?
La nube es un término empleado para describir una enorme red mundial de servidores que se mantienen conectados bajo un ecosistema único. Estos servidores son capaces de almacenar datos, administrar información y contenido y ejecutar softwares y Apps, recursos a los que los usuarios pueden acceder desde cualquier dispositivo a través de internet.
Esto significa que la información o sistema que se haya almacenado o instalado en la nube estará disponible en el lugar y en el momento que lo requieras, siempre que mantengas la conexión a internet yl los derechos de acceso.
En este contexto, cuando hablamos de la tecnología cloud computing, o computación en la nube, nos referimos a aquella que permite a las empresas tener acceso a los softwares y archivos digitales de manera remota, sin necesidad de instalar sistemas en sus ordenadores.
Así, un proveedor de servicios cloud computing es una empresa que ofrece a terceros sus recursos de computación (plataformas, aplicaciones, almacenamiento o infraestructura) basados en la nube, a través de internet y bajo demanda.
¿En qué consiste la gestión documental en la nube?
La gestión documental cloud consiste en el uso de un software de gestión alojado en la nube, que permite a la organización almacenar, indexar, archivar y compartir documentos digitalizados a través de internet, en un entorno centralizado y de alta seguridad.
Las empresas pueden disfrutar de una gestión documental en la nube de varias formas:
- A través de los servicios SaaS (softwares as a service), o cloud público. En este caso un proveedor especializado ofrece a la empresa acceder al software de gestión de documentos, a través de internet. El sistema estará alojado en el servidor del proveedor, siendo éste el responsable de garantizar la seguridad y el funcionamiento de la infraestructura.
- A través de un cloud privado. El sistema está alojado en la infraestructura cloud que pertenece a la propia empresa. Por lo tanto la seguridad y mantenimiento de la infraestructura depende de la propia organización.
- Mediante un cloud híbrido. Un sistema que puede compartir servicios de la nube privada y la nube pública, según las funcionalidades que requiera la empresa.
¿Qué ventajas ofrece la gestión documental cloud a tu empresa?
De manera general, las principales ventajas de contar con una gestión documental basada en la nube permite a las empresas:
Simplificar el acceso a la información
Los sistemas de gestión documental cloud facilitan el trabajo remoto y simplifican el acceso a la información. Porque los usuarios desde cualquier ubicación pueden acceder a los documentos, almacenarlos, editarlos o compartirlos, solo necesitan instalar el navegador en sus dispositivos móviles y mantener la conexión a internet.
Por supuesto, de acuerdo a los derechos o restricciones de acceso que se hayan implementado.
Elevar la seguridad de los datos
En un gestor documental alojado en la nube la administración de los archivos está centralizada y el acceso de los usuarios es controlado. Además, las vulnerabilidades que conllevan los dispositivos locales se eliminan. Así la empresa mantiene mayor seguridad sobre sus documentos.
Por otro lado, los proveedores de servicios SaaS, normalmente, ofrecen funcionalidades en sus sistemas que brindan seguridad avanzada, como el cifrado de datos. Lo que protege a la organización contra el robo de la información y accesos no autorizados.
Ahorrar costes
Un sistema de gestión documental en la nube implica gastos de hardware y software muy bajos o nulos. Aunque, a medida que se incrementen los requerimientos de la organización, mantener un sistema en un cloud privado puede significar un costo elevado.
En el caso de elegir un proveedor de servicios de gestión documental cloud, la empresa no tiene la necesidad de adquirir costosos softwares y hardwares. Incluso no requiere invertir grandes espacios de la empresa para implantar el hardware.
Contar con copias de seguridad periódicas
Gracias a un sistema de gestión documental cloud se puede contar con copias de seguridad automatizadas de forma periódica. Así la organización puede tener al alcance y en todo momento los datos claves que le ayudan a mantener activo el negocio.
Algunos proveedores también ofrecen los servicios de recuperación ante desastres, permitiendo a las organizaciones restaurar rápidamente la información y los documentos en caso de cualquier contingencia.
Escalar
Esta tecnología en la nube facilita a las empresas adaptar el sistema de gestión documental de acuerdo al crecimiento que presenten. Normalmente, pueden ir comprando e implementando los módulos o funcionalidades que necesiten en su flujo de trabajo.
Mantener el sistema actualizado
Otra de las ventajas es que la empresa puede contar con actualizaciones automáticas del sistema y de forma periódica. Lo que evita graves problemas de seguridad.
Respetar el medio ambiente
Utilizar la tecnología cloud para almacenar y gestionar los documentos ayuda a minimizar las emisiones de carbono, porque se disminuye el uso de servidores y los datos se gestionan desde un solo lugar.
Además, generalmente, los proveedores cuentan con equipos tecnológicos que utilizan de manera inteligente la energía, ofreciendo la capacidad para alojar grandes volúmenes de documentos con el mínimo gasto energético.
La nube: el futuro de la gestión de documentos
Los nuevos mercados exigen gestionar la información a través de internet y desde sitios remotos, para responder rápidamente e incrementar la capacidad competitiva de toda organización. En esto, la tecnología cloud ofrece grandes soluciones.
La tecnología cloud es la manera más eficiente, fácil y segura de organizar documentos y de acceder a ellos desde cualquier lugar del mundo.
El ecosistema digital ha evolucionado y atrás está quedando la modalidad de administrar el negocio sólo desde aplicaciones en los ordenadores. Ahora se requiere la mayor conectividad.
Seleccionar el sistema de gestión documental cloud que más se adecue a tu empresa puede resultar desafiante. Si requieres asesoría, contáctanos. En Andaluza de Documentación podemos guiarte a la solución que requiere tu organización.
