La seguridad en la gestión documental: Cómo alcanzarla

Alcanzar y mantener la seguridad de los documentos resulta vital para todo tipo de empresa, es la forma de garantizar el éxito de sus operaciones, cumplir con la legislación vigente y proteger al máximo la información confidencial de la organización, de los clientes y de los socios.  

La adopción de sistemas de gestión de documentos permiten incrementar la seguridad de la información. Pero también es necesario regular algunas prácticas de los empleados y establecer protocolos que disminuyan los riesgos a la violación de la seguridad de los datos. 

En este contexto es necesario comprender la importancia de proteger la información y, sobre todo, conocer cómo alcanzar la seguridad en la gestión documental 

¿Qué implica la seguridad en la gestión documental y por qué es importante garantizarla? 

La seguridad en la gestión documental abarca el conjunto de planes, procedimientos, acciones y herramientas tecnológicas necesarias para proteger los documentos digitales almacenados, respaldados, compartidos o descartados, contra accesos no autorizados, alteraciones, filtraciones de datos, robos, ciberataques, etc.  

Garantizar la seguridad en la gestión de documentos es clave para: 

  • Evitar la pérdida de información crítica de la empresa o ente público, como: 
  • Los datos personales de los empleados y clientes. 
  • La información sensible, como informes contables y de estados financieros, facturas, contratos, etc. 
  • La información sobre los procedimientos y estrategias que formen parte del secreto comercial. 
  • La información que constituya secretos oficiales o de estado. 
  • Proteger la credibilidad y la reputación de las organizaciones. Los clientes y proveedores confían plenamente en una empresa comprometida con la seguridad de sus datos personales y de toda la información que genera su relación con la organización. 
  • Cumplir con la protección de datos exigida en el RGPD y en la LOPD. Normativas cuya falta de observancia acarrea fuertes sanciones pecuniarias.  

¿Cómo alcanzar la seguridad de la gestión documental?  

Los documentos están constantemente bajo amenazas de distinta índole, como el robo de información estratégica por parte de la competencia o la violación a la seguridad de la información confidencial para su uso indebido, acceso a cuentas o suplantación de identidades. Incluso los documentos eliminados pueden representar una brecha importante en la seguridad de los datos. Por esto es necesario implementar las siguientes prácticas:   

Digitalizar los documentos 

Garantizar una alta seguridad de los documentos en papel resulta prácticamente imposible. Mantener bajo llave los archivos, permitiendo el acceso a ciertos usuarios autorizados, traería consecuencias negativas para la productividad de la empresa.  

Además en la gestión de documentos en papel es difícil minimizar riesgos asociados al extravío, a una deficiente destrucción de la documentación o a un simple olvido en la bandeja de impresión.  

Cuando se transforman los papeles en documentos digitales se elimina el riesgo de pérdida y se incluyen niveles de control extras. Se pueden limitar los accesos según el grado de confidencialidad de la información, también es fácil mantener un estricto registro sobre quien visualiza el documento, quién lo edita y quién lo comparte.   

Clasificar los documentos según su sensibilidad 

Es importante que en la organización se determine el nivel de criticidad de la información de cada documento, es la mejor forma de clasificarlos y establecer el tratamiento adecuado para su protección.  

Por ejemplo, la empresa posee documentos internos a los que puede acceder cualquier trabajador de la empresa, como normativas generales, manuales de cargo, etc. Otros pueden ser compartidos con clientes y proveedores, o en páginas web. Pero existen documentos confidenciales a los que solo pueden acceder ciertos empleados. 

Controlar el acceso a los documentos 

Es imprescindible que las empresas establezcan procedimientos y normativas estrictas que regulen el acceso a los documentos de la empresa. Estos procedimientos deben basarse en: 

  • La autenticación de cada uno de los usuarios de los equipos o sistemas pertenecientes a la organización. 
  • Los controles de acceso. Los colaboradores autorizados deben acceder solo a los documentos que sean relevantes para sus responsabilidades.  

Aplicar el cifrados de datos 

Los documentos críticos deben almacenarse bajo la técnica del cifrado de datos. De esta forma, en caso de que una persona no autorizada logre vulnerar la seguridad del sistema o repositorio, no podrá leer los documentos ni utilizar los datos que contienen.  

Además, el cifrado de datos es efectivo en la protección de los documentos durante su transmisión o durante el acceso a éstos desde dispositivos móviles. 

Normar las condiciones del trabajo remoto 

El trabajo a distancia puede significar flexibilidad, mayor productividad y hasta ahorro de ciertos costes. Pero también aumenta la posibilidad de que la seguridad sea vulnerada, debido al uso no autorizado de equipos que no sean de la empresa o de redes no seguras.  

Por esto, la empresa debe establecer normas estrictas que regulen el trabajo remoto, implementar técnicas de cifrado de datos y formar a los empleados en el uso seguro de las redes, sistemas y equipos.  

Realizar regularmente copias de seguridad de los documentos  

Realizar copias de seguridad periódicamente y resguardarlas en entornos de alta seguridad es necesario. Es lo que permitirá poder restaurar la información y que la empresa continúe operando en caso de que exista cualquier tipo de ataque cibernético.  

Minimizar el uso del correo electrónico 

Utilizar el correo electrónico para la transferencia interna y externa de archivos representa un riesgo elevado para la seguridad de los documentos confidenciales, exponiendo la información a diversos ciberataques, como el phishing.  

La mejor práctica es el uso de un sistema de gestión documental que facilite a los usuarios compartir documentos entre los colaboradores o con los clientes y proveedores.   

Registro de cambios y gestión de versiones 

La mayoría de los documentos deben ser gestionados y editados por varios usuarios. Pero mantener almacenados distintas versiones de un documento no solo genera confusión también incrementa el riesgo de la alteración de los datos o el envío no autorizado 

En consecuencia, es preciso mantener un gestor de documentos que controle las versiones, que permita conocer quién tuvo acceso al documento y qué cambios realizó.  

Adoptar un sistema de gestión documental 

Un sistema de gestión documental es una solución informática que optimiza el almacenamiento, la clasificación y búsqueda de los documentos digitales, garantizando un acceso y administración segura de los datos e información 

Es un software que ayuda a alcanzar la seguridad de los documentos porque centraliza la información, almacenando los documentos de forma ordenada y permitiendo solo el acceso autorizado desde los equipos dispuestos para ello. Además, facilita el control de la trazabilidad de los documentos. 

Toda la organización debe comprometerse  

Finalmente, toda la organización debe estar comprometida. La seguridad sólo puede alcanzarse mediante la concienciación de todos los miembros de la organización, para que utilicen los equipos bajo los protocolos de seguridad y puedan identificar posibles amenazas.  

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