RRHH es uno de los departamentos que mayor cantidad de documentos debe administrar. Su trabajo se enfoca en las personas, por lo que también debe gestionar toda la información que se relaciona con ellas.
Desde el reclutamiento hasta la valoración del desempeño o una promoción, toda la información debe ser recopilada, almacenada y compartida por el departamento de RRHH. Así, se va incrementando la avalancha de documentos, con cada pago de nómina, cada solicitud de los empleados, cada nueva contratación…
En consecuencia, el equipo de RRHH se ve cada vez más abrumado. Además de las tareas inherentes al departamento, también deben dirigir sus esfuerzos en organizar y gestionar los documentos de los empleados.
¿Cómo mejorar este panorama? Realmente, no sólo basta con digitalizar los documentos. Es preciso contar con un flujo de trabajo eficiente, lo que puede lograrse con un sistema que gestione óptimamente los archivos electrónicos.
En este post te mostramos cómo mejorar la gestión documental de RRHH. Además, explicamos los beneficios que un software de gestión de documentos le brinda al departamento de recursos humanos.
¿Cómo se define la gestión de documentos de recursos humanos?
La gestión documental que lleva a cabo RRHH consiste en administrar todo el ciclo de vida de los documentos relacionados con los empleados, derivados de la relación de trabajo. Esto implica que recursos humanos debe garantizar:
- La captación de los documentos digitales y físicos.
- El almacenamiento adecuado de cada registro.
- El acceso controlado a los datos y documentos.
- La eliminación de los documentos obsoletos.
Para cumplir con la administración del ciclo de vida de los documentos es importante crear un plan estratégico que permitirá ahorrar tiempo y esfuerzo al equipo de trabajo.
Cómo crear un sistema que permita mejorar la gestión documental de recursos humanos
A continuación se definen los principales pasos para planificar la mejora de la gestión documental de RRHH. Cada empresa debe ajustar o incorporar las acciones, según el tamaño de la organización y otras particularidades.
Identificar los documentos
Es preciso realizar un mapeo detallado de los tipos de documentos que recopila y almacena RRHH. Es la información base para determinar los archivos a digitalizar, establecer las necesidades de acceso, el nivel de seguridad, etc.
Por ejemplo, una estructura típica de documentos de recursos humanos sería:
- Documentos de reclutamiento, como las descripciones de puestos, los currículums y los anuncios de trabajos publicados.
- Documentos asociados a la contratación, como los contratos de trabajo, los acuerdos de confidencialidad y las políticas de la empresa.
- Documentos médicos y solicitudes, como registros sanitarios, informes de incapacidad, solicitudes de días libres o vacaciones, etc.
- Documentos de nómina, como los archivos de pago y los registros de asistencia.
- Documentos de desempeño laboral, como las actas disciplinarias, formularios de evaluación, revisiones de desempeño, documentos relacionados con la promoción, etc.
- Documentos de seguridad en el trabajo. Relacionados con informes de accidentes, registros médicos debido a incidentes laborales, documentos para la formación en la seguridad de trabajo, etc.
- Documentos de formación y otros beneficios.
Definir los parámetros de retención de los documentos
Tal como sucede con las facturas, los documentos que gestiona el departamento de recursos humanos también deben conservarse durante cierto periodo de tiempo. Por ejemplo:
- Los contratos de trabajo deben conservarse durante un mínimo de 4 años.
- Los registros del control de horario, como mínimo 4 años.
- Los documentos de candidatos no seleccionados, como mínimo, se guardan durante 4 años.
- Los recibos de nómina, mínimo 6 años.
- Los boletines de cotización a la Seguridad Social, como mínimo 5 años.
Por lo tanto, es importante asignar a cada documento su fecha de caducidad. Además, se debe determinar qué evento activa el conteo del periodo de conservación. Por ejemplo, el contrato de trabajo debe conservarse como mínimo durante 4 años, pero el evento que activa el comienzo de este tiempo es la terminación de la relación laboral.
Determinar las necesidades de acceso y el nivel de seguridad
Es importante determinar por cada documento quién realmente necesita el acceso a esa información, ¿todo el equipo de recursos humanos o sólo los líderes? También es preciso definir con qué frecuencia debe acceder el trabajador al documento y cómo puede acceder.
Todo esto está estrechamente ligado con la seguridad. Dependiendo de la información que contengan los documentos se debe restringir el acceso a la información. Por ejemplo, los documentos que contienen los registros médicos o informes de discapacidad ofrecen información personal que debe ser protegida.
Para garantizar la seguridad también es relevante controlar la eliminación de los documentos. Los archivos de acceso público, como los manuales de capacitación obsoletos, simplemente pueden desecharse. Pero documentos de papel con información protegida deben triturarse.
Crear un plan de almacenamiento
Con toda la información recopilada se puede comenzar a clasificar los documentos para crear un flujo de trabajo eficiente, en el que se logre un óptimo almacenamiento y un acceso seguro a la información. Para implementar este flujo es importante utilizar la tecnología digital.
Muchos departamentos de recursos humanos contarán con un software de nómina. Pero adoptar un sistema de software de gestión documental, que se integre a los sistemas informáticos actuales de la empresa, agiliza y simplifica la gestión de archivo y todo el flujo de trabajo.
Optimización de la gestión de RRHH con un software de gestión documental
Cuando se convierten los papeles en documentos digitales y la empresa adopta un sistema de gestión documental, el departamento de recursos humanos ahorra una enorme cantidad de tiempo y esfuerzo.
Un software de gestión documental brinda una plataforma segura que centraliza el almacenamiento de todos los documentos digitales y los mantiene organizados. Básicamente, actúa como un ayudante administrativo que captura los documentos, se encarga de la clasificación del contenido y permite un acceso seguro a los archivos.
