Administrar un volumen de documentos que cada vez se hace mayor y seguir manteniéndolos ordenados, seguros y accesibles representa uno de los desafíos más importantes de las empresas en sus operaciones diarias.
Sí, la gestión documental puede ser desafiante, y si no se realiza correctamente puede conllevar a procesos deficientes que hacen perder tiempo y dinero a la organización. Exponiéndola, incluso, a multas por incumplir con la seguridad de la información.
Ante estos riesgos, es imprescindible que las empresas superen los obstáculos que impone la administración de documentos, y así impulsar el crecimiento del negocio. Por esto, en este post te presentamos los 7 desafíos en la gestión documental y cómo enfrentarlos.
Los 7 principales desafíos en la gestión documental
De una correcta gestión de los documentos depende la integridad y la seguridad de la información crítica de la empresa. Sin embargo, sin importar el tamaño, muchas empresas presentan retraso en sus operaciones porque se dificulta la búsqueda de los documentos, no se cuenta con accesibilidad remota a la información o los documentos se han extraviado.
Además, muchas organizaciones suelen contar con varios sistemas para almacenar las facturas, contratos y otros documentos, pudiendo generar silos de información y una importante disminución de la productividad. Incluso, aún con la disponibilidad de un sistema de gestión documental, algunas empresas aún dependen de una u otra forma del papel.
Pero pasemos a desglosar cada uno de los desafíos y a conocer cómo superarlos:
1 Inconsistencia de la información
La inconsistencia de datos se genera por la falta de control en los distintos modos de obtener el documento digital (recepción, creación, digitalización…) y por la falta de actualización de archivos, lo que a su vez conduce a que los datos se almacenen en sitios distintos, creando conjuntos aislados de información.
Por ejemplo, tener distintas direcciones o teléfonos para un mismo cliente, o tener registrado distintos requerimientos de un cliente para un mismo pedido son inconsistencias que crean problemas en las operaciones de la empresa.
Lograr la consistencia de datos significa que la empresa puede contar con información confiable y de calidad, ofrecer un excelente servicio al cliente e incrementar su capacidad competitiva.
- ¿Cómo hacerlo? Estableciendo políticas de control de documentos y adoptando sistemas que faciliten la trazabilidad, la actualización y la recuperación de los archivos.
2 La trazabilidad de los documentos
Rastrear los documentos a lo largo de su ciclo vital es uno de los desafíos de mayor importancia en la gestión documental.
Es imprescindible que se pueda conocer quién ha creado el documento, con quiénes se ha compartido, qué cambios ha sufrido, etc. Es lo que asegurará elevar la productividad y la calidad en el servicio.
- ¿Cómo enfrentar este desafío? Sin duda es necesario adoptar un sistema de gestión documental que permita controlar y monitorizar el ciclo vital de cada archivo digital.
3 Caos al administrar los documentos digitales
Muchas empresas siguen confiando la gestión de los documentos digitales a los empleados, sin considerar la posibilidad de adoptar un software de gestión documental que les facilite el trabajo. ¿Qué puede salir mal? !Todo!
- Problema para conseguir los documentos.
- Duplicar archivos que quedan dispersos en diversos departamentos.
- No controlar las ediciones que cada usuario realiza.
- Utilizar una versión de documento errónea, etc.
Este desafío puede superarse al implantar reglas en la administración de documentos, definiendo las normas y estándares para colocar el nombre a los archivos, controlar las revisiones y ediciones, determinar el departamento encargado y definir los métodos de acceso a la información.
4 Las barreras de la accesibilidad remota
La necesidad que presentan los empleados y líderes de acceder a los documentos e información empresarial desde cualquier parte del mundo se acrecienta cada día, sea porque trabajan de forma remota o porque se encuentran reunidos con clientes o socios fuera de la empresa.
Para romper la barrera de la accesibilidad remota es indispensable:
- Comenzar la digitalización de los documentos.
- Adoptar un gestor de documentos cloud que se integre al sistema de gestión empresarial y demás aplicaciones y que permita el acceso mediante dispositivos móviles.
5 Las brechas de seguridad
Toda empresa genera documentos, información valiosa y datos personales y sensibles que deben ser protegidos contra accesos no autorizados.
Realmente es uno de los problemas más difíciles que enfrentan las organizaciones, no solo es un riesgo para la continuidad de las operaciones, también pone en juego la credibilidad y prestigio de la empresa ante clientes. Sin olvidar las sanciones por el incumplimiento de las normativas de protección de datos.
Para garantizar efectivamente la seguridad documental es necesario contar con la ayuda de un sistema de gestión de documentos que:
- Mantenga la integridad de los documentos, registrando los accesos y los cambios realizados y brindando la posibilidad de gestionar las versiones.
- Ofrezca protección contra malware y otros ataques informáticos.
- Cuente con métodos de encriptación de datos y autenticación, controles de acceso por niveles y protocolos seguros para la transferencia de información.
6 Integrar los sistemas de la empresa
La integración de las distintas aplicaciones que utilice la empresa en materia de datos y documentación es importante para evitar los silos de información, la inconsistencia de los registros y las brechas de seguridad.
Cada documento creado o cada actualización realizada deben también ser accesibles para cada uno de los softwares implantados en la empresa, por ejemplo, los de gestión de la relación con clientes, como el CRM.
- Una de las mejores opciones es adoptar un sistema de gestión documental con la capacidad de integrarse con los diferentes softwares, así los usuarios pueden acceder desde estas aplicaciones a cualquier documento digital.
7 La adaptación de los empleados
Otro gran reto de la gestión documental es la adaptación y aceptación de los empleados. Sin importar lo efectiva que sea la solución elegida y la capacidad del gestor documental, ninguna organización puede alcanzar los objetivos planteados si los empleados no comprenden y no aceptan los cambios.
- Por esto es importante llevar a cabo un plan de capacitación para el personal, que haga énfasis en el ahorro de tiempo y esfuerzo que significa para cada trabajador la solución adoptada para solventar los problemas en la gestión documental.
Además, los líderes deben ser impulsores activos de las buenas prácticas para lograr el éxito en la administración de documentos.
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