El ahorro de tiempo, de espacio y de dinero, una mayor seguridad de la información, el cuidado al medioambiente, la conexión al entorno tecnológico, la permanencia de la empresa en el mercado… todas son razones válidas para digitalizar los documentos. Pero ¿por dónde empezar?
Sin duda, para el éxito de un proyecto de digitalización de documentos se requiere la adopción de la tecnología adecuada. Pero también es necesario desarrollar un plan estratégico en el que se prioricen los objetivos de la empresa, los procesos o flujos de trabajo críticos y el componente humano de la organización.
En este post te presentamos los pasos para comenzar una transición digital exitosa, para dejar de utilizar el papel y obtener todos los beneficios de la digitalización de documentos.
10 pasos imprescindibles para comenzar la digitalización de documentos
El proceso de digitalización de documentos implica más constancia y planificación que velocidad. Solo si se dedica el tiempo suficiente a cada uno de los siguientes pasos es posible organizar las actividades a realizar y garantizar un buen salto digital.
- Conocer el estado de los archivos
Primero se deben determinar datos importantes sobre los archivos, por ejemplo:
- ¿Dónde están almacenados los documentos?
- ¿Están siendo etiquetados los documentos?
- ¿Se clasifica la información por departamentos?
- ¿La organización utiliza alguna tecnología para almacenar los documentos?
En el caso de que en algún proceso se estén generando documentos digitalizados es importante conocer la planificación de dicho proceso y evaluar su efectividad actual.
- Determinar los objetivos a alcanzar
¿Es un proyecto de digitalización pequeño o grande? Como sea, para garantizar el éxito es necesario establecer claramente los objetivos:
- Conocer qué es lo que se desea lograr.
- Establecer qué mejoras específicas podrá obtener la organización.
- Determinar los indicadores clave para medir los resultados.
Por ejemplo, uno de los objetivos de la digitalización puede ser incrementar la colaboración entre departamentos, mientras que otra empresa puede tener como meta acelerar la gestión de las consultas de los clientes. En cada circunstancia las medidas, flujos de trabajo y equipos a considerar son diferentes.
- Examinar los procesos críticos
En cada uno de los procesos críticos seleccionados es preciso examinar y determinar:
- ¿En qué parte del flujo de trabajo entra el papel o dónde el papel se convierte en parte del proceso?
- ¿Dónde el papel está creando cuellos de botella?
- ¿Cómo el papel está obstruyendo el espacio para el trabajo?
- ¿De dónde proviene el papel? Indispensable para planificar una solución integral.
Cómo se observa, no solo es preciso digitalizar los documentos correctos en cada proceso seleccionado, también es importante detener o minimizar el flujo de papel. Incluso es necesario considerar cuándo debe transformarse nuevamente el archivo digital en papel.
- Seleccionar los documentos
El siguiente paso es seleccionar los documentos a digitalizar y ponerlos en orden. Pero recordemos que no todas las hojas de papel deben pasar a formato digital.
Además de digitalizar sólo los documentos de aquellos procesos en los que se incremente la eficiencia de la organización, también podemos elegir digitalizar sólo un determinado grupo de documentos, los que tengan mayor importancia. Por ejemplo, sólo los documentos nuevos o aquellos archivos a los que es necesario acceder muchas veces.
- Evaluar costes para el proceso de digitalización
Después de decidir qué documentos digitalizar se deberán evaluar los costes asociados a la digitalización. Realmente no existe una fórmula única, pero sí que es imprescindible tomar en consideración ciertas variables, como:
- La cantidad de documentos a digitalizar.
- El espacio físico necesario para almacenar los papeles que han sido digitalizados.
- Las técnicas que deben aplicarse a la información para proteger datos sensibles.
- La ayuda de empresas especializadas en la digitalización de documentos.
- Unificar los sistemas
Si la empresa cuenta con registros en digital que pertenecen a diversos procesos o departamentos, es necesario conocer qué sistemas se están utilizando, cómo capturan la información y dónde la almacenan.
Después, debe considerarse simplificar o unificar el proceso de digitalización a un solo sistema.
- Determinar las necesidades de softwares y equipos
La magnitud del proyecto de digitalización de documentos servirá para establecer qué equipos físicos necesita la empresa. Por ejemplo, en caso de que los archivos sean pequeños, el proyecto se puede llevar a cabo con uno o dos escáneres.
Por el contrario, los proyectos de mayor envergadura requerirán una flota de escáneres con la capacidad de procesar múltiples tipos de hojas y que cuenten con gran velocidad, entre otras características.
En cualquiera de los casos es necesario implementar un sistema gestor de documentos que incluya la tecnología OCR.
- Definir el aliado tecnológico
Saber elegir el aliado tecnológico contribuye al éxito del proceso de digitalización de documentos.
Puede ser un proveedor que ayude en el proceso previo de digitalización (establecimiento de objetivos, selección de documentos…). Sin embargo, la empresa puede definir previamente sus necesidades y planificar un proyecto de digitalización para después involucrar al proveedor de la tecnología.
Por supuesto, debe ser un aliado con experiencia en la digitalización de archivos y del que puedas verificar sus casos de éxito. Además, ser un partner que te ofrezca diversas soluciones asociadas, como el software de gestión de documentos digitales, la custodia y la eliminación de documentos de forma segura.
- Crear un equipo
Es importante que los usuarios finales se involucren en el proceso de digitalización y tengan un sentido de participación. Una de las mejores formas de lograrlo es crear un equipo (representantes de cada departamento, de TI y del área legal) que facilite:
- Comunicar a los empleados las acciones que se llevarán a cabo para digitalizar los documentos, las tecnologías que se adoptarán y cuáles son los resultados que se esperan.
- Obtener sus impresiones y sugerencias sobre la mejor forma de mejorar la eficiencia con la digitalización de documentos.
- Capacitar a los empleados
La capacitación a los empleados garantiza que los cambios que implican el proceso de digitalización de documentos no generen bajas de productividad. ¿Por qué?
Porque mantener un programa de capacitación continua les demuestra a los empleados el compromiso que tiene la organización con ellos, además los motiva a participar en esa transición digital, eliminando cualquier duda sobre su destino laboral.
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