Independientemente de los cambios organizativos y tecnológicos que se produzcan en el seno de las empresas, la custodia y preservación de los documentos continúa siendo una actividad esencial y obligatoria, tanto para el funcionamiento de las organizaciones como para el cumplimiento de algunas normas.
La custodia de documentos se define como la práctica de organizar, almacenar y administrar de manera segura y eficiente los archivos relevantes de una empresa, como contratos, facturas, registros de transacciones, presupuestos, etc., estén en formato papel o se encuentren en medios magnéticos.
Esta práctica ofrece una serie de beneficios instantáneos para las empresas, desde la optimización de recursos y reducción del tiempo de consulta hasta el incremento de la seguridad de la información. Pero ¿qué pasa si esta protección y conservación de documentos no se lleva a cabo adecuadamente?
En este post exponemos, desde distintas perspectivas, la importancia de la custodia documental. Además, describimos las amenazas y desafíos que debe enfrentar una organización que no posea una política eficaz de almacenamiento, organización y preservación de archivos.
¿Por qué es importante la custodia y preservación de documentos?
Los documentos comerciales que generan y almacenan las empresas durante el desarrollo de su actividad económica contienen información de gran valor (operaciones, clientes, proveedores, productos, servicios, etc.) Una Información que resulta estratégica para tomar decisiones, proteger los intereses de la organización, cumplir con obligaciones fiscales, contables y laborales y preservar el legado de la empresa.
Por ello, estos archivos deben ser controlados, clasificados y resguardados de modo que se garantice su integridad y disponibilidad en cualquier momento. Lo que solo se logra al aplicar medidas y técnicas eficaces para la custodia y preservación de los documentos.
Veamos como la custodia de archivos es importante para los siguientes tres pilares empresariales:
La seguridad
La custodia de documentos implica el almacenamiento de archivos en instalaciones acondicionadas, especialmente, para preservar la integridad física del papel y de los soportes de información. Por lo tanto, es una práctica que incrementa la seguridad de los datos y minimiza cualquier riesgo asociado al daño o la pérdida de documentos.
Además, puede integrarse la digitalización de documentos, con el fin de maximizar la protección de los archivos ante eventos imprevistos o desastres naturales. Esta digitalización introduce una capa adicional de seguridad, porque evita los accesos no autorizados y minimiza el riesgo de fraude.
La eficiencia operativa
En la custodia y preservación de documentos se clasifican y codifican los archivos según diversos criterios, como fecha, autor, tipo, estado de los documentos, etc. Además, se utilizan sistemas que facilitan la búsqueda y permiten la trazabilidad documental.
Por esto, la custodia documental ofrece a los equipos de trabajo un acceso sencillo, rápido y conveniente de cualquier archivo. De esta forma, los empleados realizan sus actividades de manera más ágil. Ellos dejan de consumir su tiempo en búsquedas infructuosas de documentos, por lo que dirigen sus esfuerzos hacia tareas productivas y valiosas para la empresa.
El cumplimiento legal y normativo
La custodia de documentos ayuda a las empresas a cumplir ágilmente con las normativas que regulan la actividad comercial, la protección a los datos personales y sensibles, las obligaciones fiscales y la calidad de las operaciones. Por ejemplo, facilita la conservación de facturas y contratos durante cierto período de tiempo.
Esto sucede porque las labores de custodia permiten una gestión integral del documento. No solo se trata de almacenar información, también implica:
- Garantizar la inalterabilidad de los archivos y los datos, contando con sistemas de seguridad para la identificación de accesos, tanto en el espacio físico de custodia como en los sistemas de consulta.
- Asegurar una estricta clasificación de los documentos, según los criterios clave para cada empresa. Lo que permite extraer fácilmente información útil para elaborar y presentar informes y cumplir con auditorías, declaraciones fiscales y cualquier otro requisito regulatorio.
Los riesgos de no custodiar adecuadamente los documentos comerciales
Si las empresas no cuentan con un buen método de custodia de documentos, que incluya técnicas, tecnología e instalaciones adecuadas, se exponen a riesgos que afectan negativamente al negocio en diversos ámbitos: operacionales, legales, económicos, reputacionales y competitivos.
A continuación, se describen algunas de estas amenazas:
Pérdida o deterioro de la documentación
Sin la adecuada custodia, los documentos en formato físico pueden deteriorarse o perderse por causas humanas (robos, extravíos, sabotajes internos, etc.) o causas naturales (plagas, humedad, incendios, etc.). Cualquiera de estas situaciones provoca la pérdida parcial o total de la información, afectando inmediatamente a:
- La continuidad de las operaciones comerciales, debido a que se interrumpe el acceso a la información.
- La calidad del servicio y la satisfacción del cliente, porque se producen retrasos y errores en las operaciones.
Incumplimiento de la normativa de protección de datos
Los documentos comerciales que contienen datos personales o sensibles (nombres, direcciones, números de teléfono, números de cuentas bancarias, etc.) deben custodiarse conforme al Reglamento General de Protección de Datos RGPD, evitando que la información sea visibilizada por personas no autorizadas.
El incumplimiento de esta normativa puede significar para la empresa:
- Sanciones administrativas, como multas o la pérdida de la licencia para operar.
- Reclamaciones judiciales por parte de los afectados, que derivan en el pago de indemnizaciones por daños y perjuicios.
- Daños reputacionales. La empresa pierde su credibilidad ante los clientes, inversores y proveedores. Además, normalmente, debe enfrentarse a una exposición mediática negativa.
Dificultad para localizar la información
Cuando no existe una buena custodia y preservación de documentos surgen dificultades para localizar la información, en consecuencia, se genera:
- Pérdida de tiempo del personal, debido a la búsqueda de archivos o porque se deben repetir tareas.
- Errores en cualquier transacción o tarea, porque se suelen utilizar documentos desactualizados o incorrectos.
- Duplicidades de los archivos, lo que puede generar confusiones y errores. Además, conduce al almacenamiento innecesario de documentos.
- Inconsistencia en la información, porque pueden generarse contradicciones en distintos documentos o bases de datos.
- Retrasos en la atención al cliente. Al no poder acceder a la información, los empleados demoran en responder las consultas o reclamaciones de los clientes o usuarios.
Desaprovechamiento de los recursos y procesos
Sin una custodia documental eficaz las empresas pueden consumir innecesariamente sus recursos y quedarse atrás en la modernización de sus operaciones. Por ejemplo:
- Mantener grandes volúmenes de documentos, sin un correcto control y organización, el almacenamiento de archivos ocupará cada vez más un mayor espacio en las oficinas, lo que también supone un incremento en el consumo de energía y una disminución del área productiva.
- Con una deficiente custodia de documentos las empresas corren el riesgo de no poder sacar provecho de las herramientas tecnológicas que permitan el aprovechamiento y análisis de los datos.
Pérdida del patrimonio documental
Los documentos de una empresa son fuente de conocimiento para la organización. Constituyen la memoria que resguarda los logros, objetivos, aprendizaje, retos, etc., y es útil para preservar la trayectoria e imagen de la compañía.
Por lo tanto, más allá de las obligaciones legales, la falta de una óptima custodia documental también supone:
- La pérdida del conocimiento en la organización, tanto para innovar como para mejorar procesos de servicios y productos.
- La pérdida de referencias para generar soluciones y nuevas ideas.
- La distorsión de la información, que dificulta la transmisión de la identidad y cultura empresarial.
La custodia de documentos, tanto en formato papel como en medios magnéticos, puede ser llevada a cabo en las instalaciones de la empresa, siempre que la organización cuente con los recursos y guía adecuada. Sin embargo, si se desea maximizar los beneficios, esta labor puede externalizarse.
¿Cómo los servicios de custodia documental garantizan la seguridad y preservación de la documentación empresarial?
En Andaluza de Documentación contamos con la tecnología, metodología e instalaciones físicas necesarias para garantizar una custodia y preservación de documentos segura y eficaz.
Ofrecemos un servicio integral de custodia documental que abarca todos los procesos logísticos asociados e incluye el uso de sistemas de gestión, para garantizar la localización y trazabilidad de los archivos.
- Contamos con centros de custodia diseñados con máximas medidas de seguridad para garantizar la protección de los documentos.
- Poseemos transporte propio para llevar a cabo la recogida de documentación en la empresa y trasladarla a nuestros centros de custodia, bajo estrictas medidas de seguridad.
- Garantizamos la integridad física de los documentos. Los introducimos en contenedores de gran resistencia a la compresión y de baja capacidad de absorción de humedad.
- Mantenemos un control exhaustivo de la documentación custodiada. Clasificamos e indexamos los archivos en nuestras instalaciones y administramos el proceso de peticiones de consultas y entrega de documentos solicitados por nuestros clientes.
En todo momento te proporcionamos un acceso seguro a la información, pudiendo, incluso, añadir y actualizar los documentos. Mediante nuestro sistema de gestión puedes realizar pedidos online de archivos. Te enviamos los documentos mediante un fichero electrónico o trasladamos los originales para entregártelos en pocas horas, si es una solicitud urgente.
Si deseas contar con un servicio seguro y eficaz de custodia documental, contáctanos. En Andaluza de Documentación facilitamos tu gestión documental.
