El primer paso hacia la transformación digital de las empresas es seleccionar los servicios de digitalización documental más adecuados, según los requerimientos de la organización.
Gracias a esto, los equipos de trabajo podrán pasar de gestionar los datos en papeles a trabajar con documentos electrónicos y sistemas o plataformas de gestión que les permitirá acceder a la información rápidamente y aumentar la productividad en cada operación.
Pero ¿qué es la digitalización documental? Es la primera etapa en el camino de preparación para el presente digital y para el desarrollo futuro de la organización. Es una apuesta obligatoria, si se desea incrementar la capacidad competitiva en el mercado actual. Por supuesto, también debe adoptarse una estrategia de gestión y de análisis de los datos para poder extraer la máxima información de los archivos digitales.
En este post nos centramos en describir con detalle en qué consiste la digitalización documental y qué ventajas ofrece a las empresas. Además, te mostramos como los servicios de digitalización de documentos te ayudan a dar ese salto digital que has postergado.
¿Qué es la digitalización de documentos?
La digitalización documental es un proceso en el que se transforman los documentos físicos (en papel) en documentos digitales legibles por los ordenadores. Es decir, consiste en la creación de versiones digitales de los archivos en papel, con el fin de que sean accesibles, gestionables y puedan integrarse en distintas plataformas o sistemas.
Por ejemplo, es común digitalizar las facturas impresas en papel, notas manuscritas, contratos, fotografías, informes, pólizas de seguros, formularios, manuales, etc.
La digitalización documental, a nivel empresarial, implica el uso de escáneres de gran volumen con alimentación automática, softwares y sistemas de almacenamiento. Los archivos electrónicos que se obtienen se almacenan en un repositorio central que permite clasificar, buscar y compartir los documentos.
La digitalización de archivos es más que escanear papeles
Debe tenerse presente que la digitalización documental es un proceso que va más allá de sólo escanear y obtener la imagen de un documento.
Para que efectivamente la digitalización ayude a aumentar la productividad en la organización, es necesario que se puedan extraer los datos de los documentos digitalizados. Además, los archivos deben clasificarse, editarse con facilidad y ser gestionados mediante un sistema de gestión de archivos.
Por esto, una de las ventajas de elegir proveedores de servicios de digitalización documental con tecnología avanzada, es que cuentan con sistemas de reconocimiento óptico de caracteres (Optical Character Recognition OCR), compuestos de software y hardware (scanner óptico) adecuados, que identifican y extraen automáticamente el texto de los documentos escaneados y lo convierten en caracteres totalmente editables y listos para ser usados.
Qué beneficios ofrece la digitalización documental al sector empresarial
La digitalización documental tiene un alcance amplio. No sólo implica disminuir el uso de papel y eliminar los abarrotados archivadores de almacenamiento, también significa un cambio positivo en la forma de procesar los datos, en la manera en la que colaboran los equipos y en las estrategias de protección de información personal y crítica.
1 Incremento de la eficiencia empresarial
La digitalización documental permite que toda la información esté disponible de forma rápida para los equipos de trabajo. Sin importar en dónde se encuentran los empleados, ellos pueden acceder a las bases de datos digitales y trabajar eficazmente de manera remota.
2 Ahorro de recursos
Gestionar documentos digitalizados, clasificados y debidamente almacenados permite reducir el tiempo y el esfuerzo que dedican los empleados en la búsqueda de información.
Desde otra arista, gracias a los servicios de digitalización de documentos disminuye la necesidad de que los trabajadores deban manipular, transportar y archivar los papeles, por lo que también constituye un gran ahorro del espacio físico y del recurso humano.
3 Mejora de la experiencia del cliente
Gracias a la digitalización documental, los empleados ofrecen al cliente una respuesta inmediata. Porque trabajan con documentos electrónicos almacenados ordenadamente en un sistema central de información, por lo que pueden acceder de manera rápida y oportuna a información actualizada y precisa.
4 Fomento de la innovación empresarial
Elegir un buen proveedor de servicios de digitalización de documentos ofrece a las organizaciones una serie de oportunidades para aprovechar las diversas tecnologías digitales en tendencia, que impulsan el crecimiento empresarial. Por ejemplo, como Big Data, Internet de las Cosas, Cloud Computing o el sistema Blockchain.
5 Aumento de la protección de datos
Contar con documentos digitalizados también ayuda a implementar tecnología de última generación para la máxima seguridad de los datos, como el cifrado de la información confidencial, la autenticación de dos factores y los controles de acceso en función de roles, que evitan el acceso de personas no autorizadas.
6 Mayor satisfacción de los empleados
Cómo se observa, la digitalización documental permite la optimización de las operaciones diarias que deben llevar a cabo los trabajadores. Esto quiere decir que los procesos se tornan más fáciles de llevar a cabo y que los errores disminuyen. Toda esta eficiencia incrementa la satisfacción de los empleados. En consecuencia, su productividad se incrementa.
Andaluza de Documentación: servicios de digitalización documental a medida
En Andaluza de Documentación proporcionamos un servicio de digitalización de documentos integral y personalizado. Contamos con la tecnología avanzada y personal experto para garantizar la calidad, la eficacia y la seguridad de la digitalización documental.
Ayudamos a las empresas en su transformación digital. Para esto, llevamos a cabo la conversión digital de la documentación física crítica para que puedan optimizar sus operaciones diarias y explotar al máximo la información.
- Nuestro proceso de digitalización documental te permite generar documentos digitalizados completamente editables, gracias a que contamos con sistemas de reconocimiento óptico de caracteres OCR.
- Indexamos y clasificamos los documentos para facilitar su identificación y recuperación.
- Integramos los documentos digitalizados en los sistemas de gestión y demás herramientas tecnológicas que utilice actualmente tu empresa.
- Te proporcionamos un servicio de digitalización documental con valor legal, que te permite eliminar algunos documentos físicos originales. Por ejemplo, te ayudamos a digitalizar las facturas recibidas y obtener imágenes digitales con el mismo valor legal que la factura en papel. Porque contamos con el software de digitalización certificada homologado por la AEAT.
Además, adaptamos nuestro servicio de digitalización de documentos:
- Podemos encargarnos de todo en nuestras oficinas. A través de nuestro servicio outsourcing, recogemos los documentos en la empresa y realizamos todo el proceso de digitalización en nuestras sedes.
- Podemos movilizar los recursos a tu empresa. Mediante nuestro servicio insourcing trasladamos nuestro personal y equipos tecnológicos para llevar a cabo la digitalización en las propias instalaciones de tu organización.
¿Cuál es nuestra capacidad actual? 9.600.000 documentos digitalizados al mes. Nuestra experiencia se extiende a múltiples industrias y sectores, como empresas o instituciones públicas, instituciones financieras, hospitales y centros de salud, empresas minoristas o mayoristas, organismos tributarios, despachos profesionales, etc.
Si deseas dar el salto digital, contáctanos. En Andaluza de Documentación te proporcionamos un servicio de digitalización documental de alta calidad, gran seguridad y comprobada eficacia, siempre adaptado a tus objetivos y necesidades.
