Cumplimiento y Seguridad en tus Transacciones
Entre las regulaciones que atañen al proceso de facturación se encuentra la obligación de conservar las facturas en el soporte en el que originalmente hayan sido emitidas o recibidas, sea en papel o en formato electrónico.
Sin embargo, cuando las empresas mantienen una gestión de facturas en papel, el almacenamiento de este tipo de documento, a lo largo de los años, puede suponer un problema de espacio y seguridad.
Pero ¿Cómo optimizar esta gestión y almacenamiento de facturas en papel y seguir garantizando la validez legal? La respuesta la encontramos en el proceso de digitalización certificada de facturas.
En este post ahondamos sobre la importancia de la digitalización de facturas, cómo ayuda a proteger las transacciones y cómo facilita el cumplimiento de normativas. Además, te indicamos cómo podemos ayudarte de una manera segura y eficaz.
¿En qué consiste la digitalización certificada de facturas?
Es preciso recordar que la digitalización certificada es un proceso tecnológico en el que se genera la imagen digital codificada y fiel de una factura que se encuentre en formato de papel, conservando dicha imagen el valor legal y fiscal que posee el documento matriz.
Para esto, es imprescindible cumplir con los requisitos técnicos y legales que exige la Agencia Tributaria, como contar con un software homologado por la misma AEAT, que garantice la integridad y autenticidad de la imagen digital obtenida.
Además, deben emplearse escáneres con una resolución mínima de 200 ppp y generar una base de datos para el almacenamiento de las facturas digitalizadas, garantizando la vinculación de cada documento con ciertos datos, como los que identifican al software empleado o los que permiten su localización.
Importancia de la digitalización de facturas
Esta digitalización certificada de facturas otorga beneficios a las empresas que van más allá de eliminar el papel. Cuando se comienza a gestionar las facturas de forma electrónica también se simplifican diversos trámites, se agilizan los pagos y cobros y se observa una enorme disminución de los errores y fraudes. Además, la imagen corporativa mejora. Sin contar con que el medio ambiente lo agradecerá.
Por ejemplo, la digitalización de facturas permite la automatización de procesos contables, como el envío de facturas, la generación de informes de costes, la preparación de estados financieros, etc. También facilita las consultas de facturas en cualquier lugar y momento, reduce los tiempos de gestión y supone un ahorro significativo de dinero y espacio.
A continuación, se desarrollan dos de los beneficios más relevantes de la digitalización certificada de facturas: el cumplimiento de normas y la seguridad en las transacciones.
Cumplimiento normativo
La digitalización certificada ayuda a las empresas a cumplir con las normativas vigentes en materia de facturación, porque permite sustituir las facturas en físico por imágenes digitales, pero preservando el valor legal de la factura original.
De esta forma, las organizaciones pueden comenzar a almacenar estos documentos comerciales en formatos electrónicos, ahorrar espacio, optimizar sus operaciones y, al mismo tiempo, continuar cumpliendo con el tiempo obligatorio de conservación de las facturas originales, sin temor a posibles sanciones.
Además, la digitalización de facturas también:
- Facilita el cumplimiento del RGPD, porque ayuda a gestionar los documentos contables de manera electrónica, facilitando la aplicación de medidas técnicas para garantizar la seguridad y privacidad de los datos personales o sensibles que pueden aparecer en las facturas, como los nombres de los clientes o los números de identificación fiscal.
- Ayuda a cumplir con la norma ISO 14001 de gestión ambiental. La digitalización de facturas permite la disminución del consumo de papel e insumos asociados a la impresión y almacenamiento de facturas, como tinta y energía. Por lo tanto, es un proceso que ayuda a mejorar el desempeño ambiental de las empresas y a prevenir la contaminación.
Seguridad en las transacciones
Por otro lado, la digitalización de facturas ayuda a gestionar los procesos contables de manera segura, desde diversas aristas:
- Mejora la seguridad de las facturas. Mediante el proceso de digitalización certificada se garantiza la integridad, legibilidad y autenticidad de las facturas. Por esto, se emplea un software homologado y los archivos obtenidos son codificados y sellados electrónicamente. Esto permite que la agencia tributaria verifique la validez del documento, pero también ayuda a evitar la manipulación o falsificación de las facturas.
- Reduce el riesgo de pérdida de facturas. Porque la factura digitalizada se almacena de manera segura en bases de datos dentro de un sistema informático o en la nube. Lo que ayuda a evitar el robo o hurto de facturas o la pérdida de éstas por inundaciones, incendios o deterioro del papel.
- Ayuda a evitar actividades fraudulentas. Cuando se opta por la digitalización certificada de facturas, es posible implementar un software para la gestión de documentos que incremente la seguridad de los archivos y la información y que impida la alteración de datos. Por ejemplo, mediante el control de acceso y el cifrado de documentos.
- Permite la transmisión segura de las facturas y los datos asociados. La gestión de las facturas en formato digital mejora la visibilidad de las transacciones financieras. Primero, porque es posible la automatización de diversos procesos contables. Segundo, porque se facilita el rastreo de facturas. En consecuencia, resulta más fácil hacer seguimiento a los pagos y monitorizar la transacciones en múltiples departamentos o sucursales.
La digitalización certificada de facturas en manos de expertos
En Andaluza de Documentación tenemos más de 20 años entregando a nuestros clientes soluciones tecnológicas para la optimización de la gestión de documentos comerciales. Nos especializamos en la digitalización certificada de facturas y demás archivos, por lo que te ayudamos a cumplir con las normas y a elevar la seguridad en cada una de las operaciones empresariales.
Nuestro proceso de digitalización de facturas cumple con los requisitos técnicos y legales establecidos en la orden EHA 962/007.
- Contamos con el software homologado por la AEAT, empleamos formatos estándares y utilizamos un nivel de resolución no inferior a 200 pp., para ofrecer las garantías legales que te permiten eliminar la factura de papel.
- Garantizamos imágenes digitales fieles a la factura original. Llevamos a cabo un proceso de alta calidad, conformado por la optimización automática de la imagen, la vinculación de los metadatos técnicos exigidos y la firma de la base de datos.
- Contamos con un proceso de revisión de los documentos digitalizados, mediante el cual se contrastan los datos contra la imagen obtenida digitalmente. De esta forma, garantizamos la exactitud de la información.
- Ofrecemos un repositorio certificado para las facturas, que permite la firma digital al cierre del lapso financiero.
- Ayudamos a implantar un sistema gestión documental adecuado a los requerimientos de cada empresa, para que te ayude a organizar y consultar las facturas digitales.
Si deseas más información, contáctanos. En Andaluza de documentación identificamos tus necesidades para ofrecerte un servicio a medida y disminuir al máximo los costes.
