Sin importar el tipo de empresa o el sector en el que se desenvuelva, la información siempre es la columna vertebral de cada negocio, para operar, evaluar planes y crecer. Además, el mercado actual digital es altamente competitivo, y las empresas que desean sobrevivir y desarrollarse deben estar impulsadas por la tecnología, la innovación y la información precisa, relevante y oportuna.
En este panorama mundial se hace imprescindible que las organizaciones optimicen sus procesos y gestionen de manera rápida, confiable y segura sus documentos. ¿Cómo? La respuesta se encuentra en una aplicación para la gestión documental.
En este post nos enfocamos en una de las herramientas tecnológicas indispensables para toda empresa moderna: el software de gestión documental. Explicamos sus características y por qué es estratégico y beneficioso para cada negocio o institución.
Características clave de un software de gestión documental. ¿Qué ventajas ofrece a las empresas?
Los sistemas de gestión de documentos son programas informáticos que permiten a los usuarios crear, gestionar, almacenar, buscar, editar y compartir archivos electrónicos, como facturas, informes, contratos, formularios, manuales, normas, planos, etc.
Son aplicaciones que ofrecen a las empresas una base de datos centralizada, para almacenar y recuperar cualquier documento digital, con tan sólo un clic. Por lo que elimina la necesidad de grandes espacios físicos para el almacenamiento y eleva la seguridad de los archivos.
Para todo esto, los softwares de gestión documental presentan una gran variedad de funcionalidades clave y pueden adaptarse a los requerimientos específicos de cada empresa. Además, ofrecen importantes ventajas a las organizaciones modernas: para destacarse entre sus competidores y administrar y analizar cantidades masivas de datos.
#1 Control de versiones
Esta es una de las funcionalidades más relevantes que ofrece una aplicación de gestión documental. Permite rastrear y gestionar los cambios que se efectúan en los documentos, con el fin de que los usuarios autorizados siempre visualicen la versión más reciente de cada archivo.
Este control de versiones permite conocer quién y cuándo ha realizado las modificaciones en el documento y cuáles son las variaciones que ha realizado. Incluso, si es necesario, permite revisar versiones anteriores.
Un software de gestión documental, con la funcionalidad de control de versiones, ofrece las siguientes ventajas para las empresas:
- Mejora la organización de los documentos. Esta funcionalidad otorga a cada archivo un nombre único y descriptivo, con el que se facilita su identificación, seguimiento y localización.
- Se eleva la calidad de los documentos y la información que gestiona la empresa. Cada vez que un documento es modificado, se almacena una nueva versión, con un nombre que le identifica. Por lo tanto, garantiza que los equipos trabajen con las versiones recientes y aprobadas.
- Facilita el cumplimiento de estándares de calidad, normativas legales y revisiones de auditorías. Porque el software de gestión documental puede mostrar el historial de cambios de cada archivo.
#2 Automatización de flujo de trabajo
Una aplicación para la gestión documental puede automatizar las tareas rutinarias, como los procesos de notificaciones, comprobaciones, aprobaciones y enrutamiento de documentos. Esta automatización implica el diseño de reglas, etapas, tareas, responsabilidades y plazos para cada proceso que involucre documentos.
Además, es posible la monitorización de los procesos y la integración con la firma electrónica, el e-mail u otros sistemas, como CRM o ERP.
Para una empresa moderna, la automatización de flujo de trabajo de una aplicación para la gestión documental tiene las siguientes ventajas.
- Optimiza los procesos, porque disminuye los errores humanos y agiliza las tareas.
- Mejora la eficiencia de los trabajadores. Alivia la carga de los empleados, porque las tareas manuales y repetitivas se automatizan.
- Facilita el intercambio de información, el seguimiento de tareas y la comunicación entre departamentos.
- Mejora la atención al cliente. Porque esta funcionalidad facilita ofrecer a los clientes una respuesta rápida.
#3 Etiquetado de metadatos
Gracias al etiquetado de metadatos, el software de gestión documental permite a los usuarios incorporar etiquetas y palabras clave relevantes a los documentos, como autor, producto, número de proyecto, tipo de documentos, etc., con el fin de facilitar la clasificación y búsqueda de los archivos.
Algunas aplicaciones de gestión documental también llevan a cabo el etiquetado de manera automática, a partir de las propiedades de cada archivo.
¿Qué ventajas ofrece a las empresas modernas? Las siguientes:
- Facilita el acceso a los documentos, porque permite al usuario realizar búsquedas por diversos criterios.
- Aumenta la productividad, porque facilita a los empleados localizar rápidamente la información que requieren en cada tarea.
#4 Herramientas de colaboración
Una aplicación de gestión documental posee múltiples herramientas que favorecen la colaboración entre equipos y el trabajo conjunto y coordinado en los archivos, tanto dentro de las instalaciones de la empresa como de manera remota.
Por ejemplo, esta característica implica funcionalidades que facilitan editar simultáneamente los documentos, compartirlos, incorporar comentarios y notificar los cambios u otras acciones realizadas en los archivos.
Un software de gestión documental, con herramientas de comunicación, beneficia a la empresa porque:
- Mejora la relación entre empleados y las distintas áreas de la organización, debido a que facilita el feedback.
- Fomenta la participación de los empleados y el intercambio de ideas en los proyectos.
- Agiliza las tareas y permite que equipos distribuidos en distintos departamentos o zonas horarias puedan trabajar juntos.
#5 Medidas de seguridad
Un software de gestión documental integra diversas funcionalidades que incrementan la protección de los archivos. Por ejemplo, ante pérdidas, robo de datos, espionaje, daños de equipos, etc. Una de estas medidas es la autenticación de usuarios, que consiste en el uso de códigos y huellas para verificar la identidad.
También están los controles de acceso a los documentos, según el perfil o rol de los empleados. Además, el cifrado o codificación de archivos, lo que impide que la información sea leída por usuarios no autorizados.
En el ámbito de la seguridad, una aplicación de gestión documental aporta las siguientes ventajas:
- Se eleva la protección de los datos confidenciales. Estas medidas de seguridad evitan que las personas no autorizadas accedan a la información, la sustraigan o la modifiquen
- Facilita el cumplimiento con la normativa de protección de datos personales, como el Reglamento General de Protección de Datos RGPD.
Ventajas de una aplicación para la gestión documental en diversos sectores. Ejemplos
Veamos algunos ejemplos de cómo un gestor de documentos beneficia a las empresas o instituciones que buscan modernizar su administración:
En el sector salud
Las clínicas y hospitales obtienen las siguientes ventajas al digitalizar sus archivos e implementar un software de gestión documental:
- Cada documento que se recepciona o se genera en papel es etiquetado, clasificado y almacenado dentro del registro electrónico que pertenece al paciente.
- Los médicos o administradores de historiales clínicos pueden recuperar fácilmente el expediente médico en solo segundos. Lo que mejora la atención al paciente
- La aplicación de gestión documental se integra fácilmente a cualquiera de los sistemas actuales.
- El software de gestión de documentos ayuda a mantener la seguridad de la información médica y sensible.
En el sector público
La administración pública es un sector que genera información constantemente, como registros con datos personales de ciudadanos, información histórica, leyes y normativas, información estadística y científica, etc. Esa información es imprescindible tanto para la buena gestión de las instituciones públicas como para la población en general y las empresas privadas.
Un software de gestión documental ofrece las siguientes ventajas al sector público:
- Organiza la documentación administrativa. Resulta una herramienta para la clasificación y administración eficiente de la información, para convertir dicha información en conocimiento y mejorar continuamente.
- Ayuda a garantizar la transparencia de la organización, porque un sistema de gestión documental permite gestionar la trazabilidad de cada documento y registrar las actividades de los usuarios.
- Agiliza los trámites administrativos. Es un sistema que evita los errores humanos y permite a los funcionarios revisar y aprobar trámites en minutos.
- Facilita la localización eficiente de documentos, mediante diversos criterios de búsqueda.
- Permite la integración con el resto del entorno tecnológico de cada institución o empresa pública.
- Garantiza la seguridad de los datos personales y sensibles que gestiona.
Más que una empresa de gestión documental
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