Gestora Andaluza - Seguridad en la documentación

Errores comunes en la gestión de documentos que afectan a la seguridad

Toda empresa u organización es un potencial blanco para los ataques corporativos que buscan robar información. Pero ¿qué pasa si estos ataques se materializan? 

La violación o robo de datos puede generar graves consecuencias financieras y producir la filtración de secretos. Además, provoca un gran daño a la reputación de la marca, ocasiona la pérdida de clientes y puede conllevar a la empresa a enfrentar problemas legales, reclamaciones, sanciones pecuniarias, etc. 

Todo este panorama de riesgos se acrecienta a medida que más documentos son almacenados, transmitidos, editados, revisados… Porque no basta con digitalizar y hacerlos accesibles, es preciso que los documentos estén correctamente protegidos y que se garantice la seguridad de los datos 

¿Cómo se protege la información? Estableciendo protocolos mínimos de protección, implementando un gestor de documentos con altos estándares de seguridad y, sobretodo, evitando los 7 errores que detallamos a continuación:   

Los 7 errores más comunes en la gestión de documentos que afectan a la seguridad de la información 

Las amenazas a la seguridad provienen principalmente de la falta de control en las operaciones diarias de la empresa y de ciertas prácticas de los empleados. En base a esto, los principales errores que se cometen al gestionar los documentos y que afectan a la seguridad de los archivos y los datos son los siguientes: 

1 Guardar los archivos digitales en cualquier lugar 

En el momento de crear un archivo digital por medio del escáner o al recepcionar un documento en formato digital es muy común que los empleados lo guarden en cualquier carpeta del ordenador. Y si están trabajando a distancia, guardan archivos en su propio dispositivo móvil 

En estos lugares los documentos pueden ser interceptados por un hacker o por empleados con intenciones maliciosas. Este riesgo se evita al establecer protocolos de seguridad para digitalizar, almacenar y editar documentos.  

2 No establecer condiciones para el trabajo a distancia 

Cada vez son más las empresas y empleados que conciertan trabajar de manera remota. Pero si la organización no está preparada, puede poner en riesgo su información. ¿Por qué? 

Porque es un error común que las empresas no establezcan previamente, en el contrato de trabajo o como anexo a éste, las condiciones que los empleados deben cumplir al desempeñar sus actividades a distancia, por ejemplo, como: 

  • Cumplir protocolos para acceder a los documentos de manera segura. 
  • Cifrar los archivos antes de compartirlos. 
  • Emplear sólo los ordenadores o dispositivos móviles facilitados por la empresa 

3 Seguir manipulando documentos confidenciales en papel 

A pesar de que cada día crece el número de empresas que comienzan a digitalizar su documentación, muchas de estas organizaciones continúan confiando en los sistemas físicos que involucran el uso de papel y de la impresión. Esto sucede porque el papel les parece más seguro para protegerse contra los delincuentes cibernéticos.  

Pero lo cierto es que los documentos confidenciales en papel son muy difíciles de proteger y administrar y se encuentran constantemente en riesgo. Por ejemplo, cuando son enviados a la impresora pueden ser copiados, leídos o robados desde la bandeja de salida,  cuando circulan erróneamente por alguna oficina, cuando se extravían, etc.  

4 No realizar auditorias de seguridad 

Es muy común que las empresas establezcan protocolos de seguridad, pero con el paso del tiempo se olviden de aplicarlos y no realicen auditorías a los procedimientos y sistemas de seguridad que hayan implementado. 

Hay que recordar que tanto los sistemas de seguridad como los ataques cibernéticos están en constante evolución. Por lo tanto, para mantener los documentos y la información segura es necesario practicar auditorías periódicas. 

Después, si es preciso, se deben realizar las mejoras, las actualizaciones o los cambios necesarios para garantizar el alto nivel de seguridad de los documentos digitales, de los equipos informáticos, los sistemas y los dispositivos móviles de la empresa. 

5 No implementar un software de gestión documental 

Otro de los errores comunes es trabajar con documentos digitales pero sin la ayuda de un software de gestión documental, lo que trae como consecuencia la vulnerabilidad de la información de la organización, porque: 

  • Los archivos digitales se almacenan en cualquier lugar del ordenador, y la información confidencial puede ser leída y copiada por usuarios no autorizados.  
  • Se comparten documentos sin ningún tipo de control y seguridad. 
  • No pueden rastrearse las actualizaciones o los cambios que se realizan en los documentos. 

Un gestor documental no solo  almacena y ordena los documentos, también reduce el riesgo de violaciones de datos, porque permite implementar diferentes niveles de accesos autorizados y monitorizar quién accede a los archivos y quién los edita. 

6 No capacitar a los empleados 

Una de las causas más comunes de las brechas de seguridad es el error de los empleados, tanto por no saber detectar las señales de un intento de violación de datos como por no seguir los protocolos de seguridad al momento de crear, almacenar, enviar o eliminar documentos digitales. 

El motivo principal de este error humano es la falta de capacitación de los empleados. Por esto, las empresas deben: 

  • Asegurarse de que los empleados comprendan la importancia de seguir las políticas de almacenamiento e intercambio de documentos. 
  • Proporcionarles capacitación periódica sobre las prácticas de seguridad en el manejo de archivos digitales, así actuarán correctamente ante amenazas. 

7 Falta de control de los usuarios 

Generalmente, las organizaciones implementan sistemas que no les facilita el control total de los usuarios y los documentos, impidiéndoles conocer a los usuarios específicos que accedieron al documento, los cambios que realizaron y con quién lo compartieron. 

Es esencial elegir un gestor  documental que permita administrar los permisos de acceso y las contraseñas. Pero para garantizar la seguridad de la información, el gestor también debe permitir monitorizar la interacción de los usuarios con los documentos. 

Además de digitalizar los documentos e implementar un sistema de gestión documental que garantice la máxima protección a la información, es necesario que las empresas desarrollen un plan de seguridad en el que se incluya la supervisión del cumplimiento de protocolos de seguridad y la elaboración de las normas que controlen el acceso móvil a los archivos. 

El partner perfecto para garantizar la seguridad de los documentos 

En Andaluza de Documentación entregamos las soluciones más seguras para la gestión documental y la digitalización. Aplicamos políticas rigurosas de protección a los datos que garantizan la seguridad de los documentos en el entorno digital, tanto en las empresas como en los entes públicos. 

En Andaluza de Documentación implementamos las medidas que exige el Esquema Nacional de Seguridad, por esto contamos con la certificación ENS. Esto nos convierte en un aliado perfecto para el sector público y nos otorga garantías extras para el sector privado. 

Si deseas proteger tus documentos e información y al mismo tiempo elevar la productividad de la empresa. Contáctanos. Tus clientes lo agradecerán.