El reconocimiento óptico de caracteres OCR es una tecnología que ha sido implementada en todo tipo de empresas, grandes y pequeñas, públicas y privadas, demostrando su importancia para simplificar actividades, agilizar procesos y gestionar óptimamente los documentos.
Pero ¿cuándo es necesario el OCR para la gestión documental? Siempre.
Aún las organizaciones se desenvuelven en un entorno híbrido en el que necesitan procesar información, tanto en documentos físicos como en digitales. Además, requieren mantener esa información ordenada y accesible en un sólo lugar. Y en todo esto, la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres es una gran aliada.
Hoy explicamos de qué se trata el OCR, detallamos exactamente cómo funciona y te ofrecemos una amplia vista de cómo esta tecnología te ayuda en la gestión documental.
Tecnología OCR: qué es y cómo funciona
El OCR (Optical Character Recognition) es un tipo de tecnología que permite extraer texto de imágenes y documentos previamente escaneados.
Por ejemplo, al escanear una factura y obtener un archivo de imagen, o al recepcionar la imagen de una factura, no se puede editar ni utilizar el texto. Pero al contar con un sistema con funcionalidad OCR se podrá convertir la imagen de la factura en un documento de texto, cuyo contenido pueda editarse, clasificarse y utilizarse para efectuar su búsqueda.
El reconocimiento óptico de caracteres paso a paso
Los sistemas OCR están compuestos por hardware (escáner óptico) y software con algoritmos avanzados que analizan los píxeles de las imágenes, para detectar los caracteres (letras y números) y convertirlos en texto completamente editable. A continuación, explicamos cada paso:
- Paso 1. El documento en formato físico se procesa mediante el escáner.
- Paso 2. El software OCR convierte la imagen escaneada en un mapa en blanco y negro, en el que las partes oscuras se consideran caracteres a identificar.
- Paso 3. El sistema OCR limpia la imagen y corrige cualquier error. Por ejemplo, elimina manchas y endereza el documento.
- Paso 4. Comienza el reconocimiento de texto, mediante los procesos de:
- La detección de coincidencia de patrone Los sistemas OCR cuentan con una gran cantidad de glifos (imágenes de caracteres) almacenados. De esta forma, el algoritmo puede aislar la imagen de cada carácter presente en el documento escaneado, para después compararla con los glifos almacenados.
- La detección de características. Los sistemas OCR cuentan con reglas para reconocer las letras y números mediante características, como la cantidad de líneas o los ángulos de las líneas que poseen. Por ejemplo, la letra “A” contiene una línea horizontal y dos líneas inclinadas que se unen en su punto superior. Gracias a esto, los algoritmos OCR pueden extraer las características de cada glifo del documento escaneado y compararlas con las características de los glifos almacenados.
- Paso 5. Cada carácter identificado es convertido en un código entendible por las máquinas.
Cabe destacar que todo este proceso es realizado automáticamente y casi de manera instantánea, arrojando un archivo digital totalmente editable. Además, muchos sistemas OCR corrigen errores ortográficos y pueden presentar en gráficos y tablas toda la información extraída.
Cómo ayuda el OCR en la gestión de documentos
El reconocimiento óptico de caracteres resulta una de las funcionalidades esenciales en los sistemas de gestión documental, porque ayuda a las empresas a digitalizar los documentos en papel y a almacenarlos en un repositorio central.
Además, gracias a los sistemas OCR:
- La búsqueda de los documentos es más fácil y rápida, gracias a que los archivos se pueden indexar y se puede aplicar la búsqueda basada en texto.
- Se elimina la necesidad de ingresar manualmente la información en los sistemas digitales de la empresa. Lo que evita errores.
- La colaboración entre equipos se incrementa, debido a que se hace más fácil el uso compartido de documentos.
- Se almacenan datos precisos. El reconocimiento óptico de caracteres es una tecnología fiable que proporciona datos verídicos y legibles.
- Los flujos de trabajo de documentos se optimizan y agilizan. Por ejemplo, al digitalizar las facturas con la ayuda de un sistema OCR se agiliza el proceso de las cuentas por pagar y se eleva la eficiencia.
- Se incrementa la accesibilidad a la información, desde cualquier lugar y en el momento que el usuario lo desee. Lo que permite agilizar operaciones comerciales y brindar un mejor servicio al cliente.
Aplicaciones del OCR en la gestión de documentos
A continuación, mostramos algunas de las aplicaciones de la tecnología OCR más utilizadas en la gestión documental:
- Preservación de documentos históricos – culturales
Los centros históricos, bibliotecas y museos almacenan un enorme volumen de manuscritos, memorias y otros documentos valiosos en físico. Pero la debida conservación de estos documentos en papel es difícil, pueden dañarse con el tiempo y ser atacados por termitas.
Gracias a la tecnología OCR pueden convertirse todos estos archivos valiosos y antiguos en documentos digitales, en menor tiempo y con mayor precisión. Además, se facilita el almacenamiento y la preservación de los mismos.
- Procesamiento de facturas
Los sistemas OCR permiten la recepción automática de las facturas digitales y la extracción rápida y precisa de sus datos. Toda la información es almacenada en el sistema de información de la empresa.
- Gestión de documentos legales
En Notarías, juzgados y bufetes de abogados cada caso y proceso conlleva un gran volumen de registros y documentos legales. Archivos que deben mantenerse organizados y que deben ser fáciles de buscar.
Gracias a los sistemas OCR estos documentos legales pueden digitalizarse de manera rápida y sin errores. Además, permite que los documentos puedan clasificarse por fechas, números de expediente, nombres… y sean fácilmente encontrados.
- Gestión de archivos médicos
Los sistemas OCR permiten a los centros de salud convertir los archivos médicos en papel en documentos digitales. De esta forma, se facilita a los profesionales de la medicina crear un repositorio central de información y encontrar de manera inmediata pruebas, historias clínicas e informes de cualquier fecha y poder comparar datos relevantes.
- Sistema de Gestión con OCR: la mejor forma de procesar documentos
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