Almacenar y gestionar documentos físicos continúa siendo necesario y hasta obligatorio para las empresas, sea por cumplir con obligaciones legales sobre la conservación de registros, porque los archivos físicos contienen información valiosa sobre propiedad intelectual o datos históricos o porque el papel puede continuar siendo necesario para satisfacer ciertas operaciones comerciales.
Esta gestión de archivos físicos presenta grandes desafíos: el espacio de almacenamiento, la organización de los documentos, la facilidad de búsqueda, el extravío de registros, el deterioro del papel, etc.
En consecuencia, es crucial diseñar prácticas que garanticen la organización, la recuperación de registros, la optimización del espacio físico, la protección de la información, la facilidad de búsqueda y el incremento de la productividad. Es necesario llevar a cabo prácticas efectivas para lograr la gestión eficiente de archivos físicos.
Mejores prácticas en la gestión de documentos físicos en las empresas
Es importante que cada empresa evalúe exhaustivamente las necesidades específicas, según los requerimientos legales a los que estén sujetos sus archivos y los requerimientos operacionales. Después, es esencial considerar las siguientes acciones:
Determinar los tipos de documentos prioritarios
Las empresas generan y reciben gran volumen de documentos físicos. Sin una adecuada comprensión de la relevancia de cada uno, es posible que se obstaculicen las operaciones.
Por lo tanto, es necesario analizar y determinar cuáles son los documentos de mayor importancia que deben archivarse (las facturas, los contratos de trabajo y los recibos de nómina) y por cuánto tiempo deben almacenarse.
Diseñar un sistema de clasificación
Un esquema de clasificación de registro de archivos debe crearse teniendo en cuenta las características comunes de los documentos, como fecha, temática y tipo de documento. Esto facilita establecer categorías y estructuras de archivos que garanticen la organización y simplifiquen la búsqueda de la información.
También es importante asignar identificadores únicos a los archivos físicos (como etiquetas de códigos de barras) y crear una base de datos central para capturar la información esencial de cada documento archivado.
Crear un programa de retención de los archivos
Los programas o cronogramas de retención de los archivos especifican el tiempo que deben conservarse los distintos tipos de documentos físicos y en qué lugar deben retenerse durante las diferentes fases de su ciclo de vida. Además, indican si al final de este ciclo se almacenarán o destruirán.
El período de retención y almacenamiento debe definirse según las necesidades comerciales u operativas de la empresa, así como por las regulaciones fiscales, mercantiles o laborales que deban cumplirse.
Expurgo de documentación
El proceso de expurgo consiste en analizar qué documentos ya no son necesarios y proceder a su destrucción. Es fundamental conservar los archivos críticos, pero los documentos que alcancen su fecha de destrucción, establecida en el programa de retención, deben eliminarse.
Por supuesto, el expurgo de documentos debe realizarse de manera segura y con todas las certificaciones de que se cumplen las normativas vigentes. Es importante llevar a cabo este proceso a través de un proveedor de servicios especializado en la destrucción de documentación certificada.
Crear un sistema de identificación eficiente para archivo
Para incrementar la eficiencia en el proceso de la localización de información y facilitar el inventario de los registros físicos, es de gran ayuda generar un sistema de códigos de barras o utilizar etiquetas RFID para las cajas y carpetas, según la planificación de los intereses de la empresa.
Las etiquetas de códigos de barras, prácticamente, pueden crearse en cualquier impresora de la red corporativa, siempre que ofrezca una alta calidad en la impresión para que se garantice una lectura correcta. Mientras que las etiquetas RFID requieren una tecnología específica para codificar los datos en la etiqueta, que después serán capturados por un lector.
Seguimiento de la documentación
En la base de datos generada para almacenar la información que identifica a cada documento gestionado es necesario incluir todos los datos que permitan el seguimiento de los archivos, como la información de la ubicación y el historial de recuperación.
El registro de esta información ayuda a visualizar la estructura de archivos y facilita su búsqueda. Además, permite agilizar las auditorías. En esto es esencial el uso de sistemas de identificación eficiente, como los descritos anteriormente.
Diseñar el proceso para acceder al sitio de almacenamiento
Las empresas deben crear un sistema de permisos o accesos para designar qué empleados pueden estar físicamente en el espacio de almacenamiento de documentos, según las actividades o responsabilidades en el puesto de trabajo.
Adicionalmente, debe realizar el seguimiento de quién accede a los archivos y qué documentación consulta o extrae.
Preparar los documentos a archivar
Los documentos físicos deben ser protegidos adecuadamente tanto para que sean trasladados como para depositarse en el lugar de almacenamiento.
Es vital considerar el uso de fundas protectoras, carpetas y cajas especiales para archivos que protejan el papel del deterioro (por exposición a la luz o moho) y daños físicos (perforaciones, daños causados por roedores o insectos, rasgaduras, abrasiones, etc.)
Establecer políticas de conservación
Para conservar a largo plazo documentos de papel es importante estandarizar políticas para su manipulación y almacenamiento. Por ejemplo, establecerse normas para:
- Garantizar la temperatura y humedad. Generalmente, el área debe tener una temperatura alrededor de 20 °C y una humedad relativa inferior al 60%.
- Mantener la limpieza de los estantes y pisos del área de almacenamiento.
- Contar con la infraestructura y estantería adecuada. Por ejemplo, deben utilizarse estantes de metal y etiquetar las cajas.
Ventajas del almacenamiento externo: custodia documental
Las empresas pueden elegir entre almacenar los archivos en sus propias instalaciones o en los servicios de custodia documental, en la que un proveedor especializado se encarga del almacenamiento de documentos en centros especiales y de todos los procesos logísticos que rodean al servicio de custodia.
Las ventajas del almacenamiento externo de archivos físicos, a través de un proveedor de custodia documental, son las siguientes:
- Ahorro de espacio físico.
- Organización de los documentos.
- Cumplimiento de la normativa LOPD.
- Acceso seguro, rápido y oportuno a los documentos que se desean consultar.
- Protección contra el deterioro del papel y contra desastres naturales.
- Seguridad de la información.
- Ahorro de tiempo y de gastos de mantenimiento del espacio físico y de salarios.
- Sistemática de expurgo de documentación.
En Andaluza de Documentación contamos con centros de custodia especialmente diseñados para almacenar y proteger la documentación de tu empresa. Nos encargamos de todo el proceso logístico, recogemos la documentación, la clasificamos e indexamos en nuestras instalaciones y llevamos a cabo el expurgo o destrucción certificada.
Utilizamos contenedores normalizados con alta resistencia al deterioro y a la compresión y con baja capacidad para absorber agua. Además, contamos con un sistema de registro y documentación a través de etiquetas de códigos de barras.
Implementamos grandes medidas de seguridad y ofrecemos a nuestros clientes el sistema necesario para consultar sus inventarios en tiempo real, controlar la trazabilidad de los documentos y efectuar pedidos online.
Si quieres un asesoramiento sobre la gestión de archivos físicos, contáctanos. En Andaluza de documentación ofrecemos soluciones integrales
