En la actualidad, la necesidad de competir en el ámbito empresarial lleva a las organizaciones a operar bajo una continua presión: tanto para incrementar sus resultados como para minimizar los costes. En esto, el outsourcing de los procesos de negocio BPO es más que beneficioso, es una práctica estratégica que potencia los recursos.
¿Cuáles son los beneficios del BPO? Múltiples, tanto en términos de coste y tiempo como en innovación y desarrollo. Sobre todo si los procesos subcontratados están relacionados con áreas tan primordiales como la transformación digital y la gestión de documentos y datos.
En este post explicamos cómo la subcontratación de los procesos de negocio impulsa el crecimiento de las empresas. Profundizamos en los beneficios del BPO y en cómo proporciona un acceso clave al conocimiento especializado y a la tecnología punta.
¿Qué es el outsourcing de procesos de negocio?
El BPO consiste en subcontratar a proveedores de servicios externos para que realicen determinadas funciones empresariales completas dentro de una empresa. En este tipo de contratación:
- Las empresas transfieren tanto la ejecución como la responsabilidad de una o más funciones comerciales al proveedor de servicios.
- Se mantiene una continua y estrecha interacción entre la empresa y el proveedor.
- La subcontratación puede que sea ilimitada en el tiempo.
Subcontrataciones de procesos de negocio más usuales
Existen casos en los que el outsourcing de procesos de negocio resulta más beneficioso para las empresas.
Por ejemplo, una mediana o pequeña empresa puede subcontratar procesos de negocio debido a la falta de recursos técnicos que le impidan concentrarse en actividades no esenciales. Por otro lado, una compañía internacional puede subcontratar procesos de negocio para reducir costes y optimizar sus resultados.
Entre los principales procesos que se suelen subcontratar a terceros expertos están:
- Los procesos de recursos humanos, que pueden comprender funciones relacionadas con la gestión de nóminas y contratación de empleados.
- Los procesos analíticos y de conocimiento. Por ejemplo, el BPO puede abarcar el análisis de datos para la identificación de oportunidades de negocio y el asesoramiento oportuno sobre inversiones o posibles reducciones de costes.
- Los procesos de la gestión de documentos y datos. Por ejemplo, puede implicar la digitalización, indexación, clasificación y extracción de datos de facturas, contratos y demás documentos críticos. También puede abarcar la gestión de la base de datos documental.
5 Beneficios del outsourcing de los procesos empresariales
El BPO cubre una amplia gama de procesos de negocio, por lo que es difícil enumerar cada uno de los beneficios que este tipo de subcontratación ofrece a cada empresa. Pero de manera general, el outsourcing de procesos empresariales ayuda a:
#1 El ahorro de costes operativos
El outsourcing de procesos de negocio es a menudo la manera más económica y productiva de llevar a cabo una serie de tareas dentro de la empresa.
¿Por qué? Porque de esta forma las empresas aprovechan la experiencia, el conocimiento especializado y la tecnología del proveedor, pero sin cargar financieramente con el compromiso de costes a largo plazo de empleados ni tener que afrontar una fuerte inversión inicial para actualizarse tecnológicamente.
- Por ejemplo, cuando una empresa subcontrata los servicios BPO para la digitalización documental, el proveedor externo pone el personal técnico, los escáneres adecuados y los softwares certificados para llevar a cabo el proceso.
#2 La optimización de procesos
Contar con un tercero capacitado y experto para gestionar procesos específicos es sinónimo de que esas funciones se ejecutarán de manera rápida y sin errores.
Otras de las claves de este beneficio del outsourcing de procesos de negocio se encuentra en la dedicación del proveedor en las tareas específicas de la empresa. Además, al delegar funciones a la empresa de servicios BPO, también se está liberando el tiempo de los empleados, por lo que podrán centrar su atención y esfuerzo en otras áreas de mayor valor.
- Por ejemplo, entre las funciones más difíciles, tediosas y repetitivas que se realizan en una organización están tareas como archivar, escanear y buscar documentos, extraer datos de nóminas y facturas o volcar datos en softwares de gestión, como el ERP. Sin embargo, los servicios BPO para el procesamiento de documentos e información alivian la carga al personal y le otorgan el tiempo para concentrarse en procesos principales del negocio.
#3 El uso de tecnología punta
Subcontratar un proveedor experto puede ser una puerta de acceso a las tecnologías punta. Las empresas de servicios BPO siempre emplean herramientas tecnológicas especializadas y de vanguardia que pueden resultar de alto costo o difíciles de implantar en el seno de algunas organizaciones.
Por ejemplo,
- A través de la externalización del proceso de digitalización de documentos, el proveedor experto pone a disposición de las organizaciones la última tecnología en captura de imágenes y escaneo, como los sistemas inteligentes para el reconocimiento óptico de caracteres que detecta y extrae el texto de las imágenes y arroja documentos digitales con datos editables.
#4 Mayor seguridad y protección de datos
Prácticamente, todas las funciones comerciales están relacionadas con la gestión de documentos. Ante esto, el outsourcing de procesos de negocio ayuda a mitigar los riesgos asociados a la privacidad y a la seguridad cibernética de las bases de datos.
Las empresas de servicios BPO no sólo cuentan con la tecnología adecuada, también se mantienen al día con las regulaciones gubernamentales y las normativas de privacidad que deben cumplirse. Además, cuentan con profesionales que tienen tanto la formación como la experiencia para cumplir con dichos estándares.
Por ejemplo,
- Los proveedores de servicios BPO de gestión documental mantienen un acuerdo de confidencialidad con sus empleados, un compromiso que se extiende de forma permanente, incluso después de que termine la relación laboral.
- La externalización de la digitalización certificada de facturas ofrece mayor seguridad en las transacciones y en la gestión de los diversos procesos contables de la empresa. Las facturas digitalizadas son almacenadas de forma segura y pueden ser administradas a través de un software de gestión de documentos, que impida la alteración de datos y ofrezca medidas de seguridad como el cifrado de documentos o el control de acceso.
#5 La expansión de la empresa
Gracias al outsourcing de procesos de negocio las pequeñas empresas emergentes tienen acceso a recursos que de otro modo estarían fuera de su alcance, como las herramientas tecnológicas inteligentes de vanguardia y los especialistas expertos. Por supuesto, esto facilita su rápido crecimiento en el mercado digital actual.
- Por ejemplo, los proveedores de servicios BPO ayudan a las pequeñas empresas a dar el primer paso hacia su transformación digital, a través de la digitalización de los documentos comerciales y la automatización de procesos.
BPO de los procesos de digitalización y gestión de documentos
En Andaluza de Documentación contamos con equipos de profesionales especializados en la externalización de los procesos de digitalización y gestión documental.
Nos encargamos de centralizar y gestionar todas las tareas asociadas con la administración de archivos: como la digitalización de documentos, la gestión de las bases de datos, la implantación de softwares de gestión y su integración con las demás herramientas corporativas y el almacenamiento y custodia de archivos físicos.
Contamos con tecnología especializada para proporcionar nuestros servicios. Hemos desarrollado aplicaciones tecnológicas en el ámbito de la digitalización, la seguridad de la custodia de documentos y en la visualización de los archivos digitales. Además, todo el personal de nuestra empresa firma un estricto acuerdo de confidencialidad de carácter permanente.
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