Las empresas ahora son más digitales. Están dejando atrás el uso del papel para optimizar el flujo de trabajo, incrementar la eficiencia y ahorrar espacio y recursos. Al mismo tiempo, deben conservar de manera segura y ordenada ciertos archivos físicos.
Por otro lado, las organizaciones buscan aumentar su resiliencia. Así, adquieren una capacidad de respuesta rápida y garantizan la continuidad de sus operaciones ante desastres naturales, ataques cibernéticos y cualquier otro evento inesperado.
Ante todo esto, ¿qué están haciendo las empresas?
Hoy te presentamos las principales tendencias en la gestión de documentos 2023. ¿Qué tecnologías están implantando las organizaciones? ¿Qué servicios están contratando? ¿Cómo están preparándose para el futuro?
Principales tendencias en la gestión documental
Las empresas saben lo vital que es mantener la integridad y la trazabilidad de los documentos. Por lo que se están ocupando en comprender cada etapa del ciclo de vida de éstos (creación, aprobación, almacenamiento, distribución, obsolescencia, etc.) para adoptar los controles y soluciones más adecuadas.
La implementación de un software de gestión documental escalable es una de las acciones claves que se está llevando a cabo. Además, la contratación de servicios especializados, como los de digitalización certificada de facturas o custodia documental, juega un importante papel para crear un entorno adecuado que garantice contar con información segura, accesible, veraz y oportuna.
A continuación presentamos las principales tendencias en la gestión documental 2023
1 Resolver el problema de los silos de información
Presentar silos de información significa almacenar los documentos de manera aislada e inaccesible para las distintas unidades que componen a una empresa. Es un sistema que genera deficiencias, consume recursos extras y lleva a la duplicidad de documentos.
Por esto, en las tendencias actuales, las empresas no solo buscan digitalizar los documentos, también están adoptando soluciones informáticas que les permitan contar con una base de datos centralizada, recepcionar los documentos desde distintas fuentes y acceder a la información desde los distintos departamentos de la organización.
2 La automatización de los flujos de trabajo
La automatización de los flujos de trabajo permite a las empresas ahorrar tiempo y disminuir los errores humanos. En consecuencia, una de las mayores tendencias es implementar un software de gestión documental que permita configurar los flujos de trabajo totalmente personalizados.
Las empresas están adoptando sistemas de gestión documental impulsados por la Inteligencia Artificial, que cuenten con funciones de automatización de procesos o tareas, como la recepción y clasificación de archivos, la extracción de información o el rastreo de documentos.
3 Accesibilidad y colaboración remota
Para mantener la competitividad en el mercado actual, las organizaciones buscan sistemas de gestión de documentos que les permitan acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento a los archivos e información, incluso desde dispositivos móviles.
Así es posible mejorar la colaboración en tiempo real de los equipos de trabajo y elevar la productividad.
4 Integración con otros sistemas
Las empresas están eligiendo e implantando softwares de gestión documental que posean capacidad de integración. Son gestores que se integran con otros sistemas y herramientas tecnológicas, como el ERP o el CRM.
De esta manera, las organizaciones están creando un ecosistema tecnológico de gestión que agiliza su proceso comercial, facilita la colaboración entre equipos y departamentos y mantiene los documentos y la información de manera centralizada.
5 Uso de la tecnología OCR
Cuando las empresas digitalizan los documentos físicos, los que reciben o generan en sus diversas operaciones, necesitan obtener un archivo digital completamente editable por los empleados. Por esto, es tendencia el uso de softwares de gestión documental que cuenten con tecnología OCR.
Gracias al optical character recognition OCR las empresas pueden convertir las imágenes de documentos en textos editables. Es una tecnología que ofrece información precisa y fiable y permite la entrada de datos automatizada.
6 Digitalización certificada de facturas
Cada vez son más las empresas que optan por la digitalización certificada de facturas. Este proceso consiste en convertir las facturas de papel a imágenes digitales, pero cumpliendo con ciertos requisitos técnicos y legales de la AEAT. De esta manera, se obtienen imágenes digitales de igual validez legal que las facturas físicas originales.
Este procedimiento optimiza la gestión de los departamentos de contabilidad y finanzas, ahorra espacio y permite tener la información accesible de manera remota.
Para ello, las empresas deben contar con un escáner (resolución mín. 200 ppp), un software homologado por la AEAT y una base de datos. Muchas empresas contratan a proveedores tecnológicos que cuenten con el software homologado por la AEAT y ofrezcan un servicio integral que les permitan alimentar las bases de datos automáticamente.
7 Almacenamiento de documentos en papel fuera de la empresa
Es verdad que el mundo empresarial es cada día más digital. Pero también es una realidad que las organizaciones aún necesitan conservar algunos documentos físicos.
Esto sucede por diferentes motivos, porque existen documentos que deben conservarse para posteriores auditorías, por el cumplimiento de normativas o porque existen operaciones que requieren documentos físicos. El problema es que los papeles almacenados siguen creciendo, ocupan cada vez más espacio y requieren cada vez más recursos.
En consecuencia, las empresas están optando por contactar con especialistas en la custodia documental que puedan almacenar sus archivos de papel fuera de la organización. Son proveedores de servicios que, además de almacenar los documentos de manera segura, también se encargan de la clasificación, el expurgo y la logística.
8 Uso de firmas electrónicas
Las empresas que requieren conservar documentos firmados por su equipo, clientes o proveedores están adoptando gestores documentales que incorporen la funcionalidad para permitir la firma digital.
Estos son sistemas que facilitan a los miembros de la empresa almacenar sus certificados digitales y utilizarlos para firmar los documentos creados. Además, permiten:
- Incorporar la firma electrónica en los flujos de trabajo que la requieran para la aprobación final.
- Enviar documentos a terceros para su firma electrónica, mediante métodos que garanticen la identificación del usuario externo (firmante), como la firma biométrica.
La optimización de la gestión de documentos es tendencia
La gestión documental muestra una fuerte tendencia hacia la transformación y evolución de la manera de captar, almacenar, utilizar y proteger los documentos. Sin embargo, para esta transformación es indispensable comenzar por buscar el partner tecnológico adecuado.
En Andaluza de Documentación te entregamos una solución integral en gestión documental, a la medida de los requerimientos de tu empresa.
Te ayudamos a alcanzar el máximo rendimiento de tus recursos mediante los servicios de digitalización, digitalización certificada de facturas, custodia y destrucción de documentos e implantación de softwares de gestión documental con tecnología puntera (como el OCR y el aprendizaje automático).
Si deseas mantenerte al día con las tendencias en la administración de documentos, contáctanos. En Andaluza de Documentación trabajamos contigo para mejorar el almacenamiento, la seguridad y la accesibilidad de la información.
