Lo común es que cada empresa tenga montañas de documentos generados o recibidos durante las operaciones comerciales. Son documentos que están relacionados con los impuestos, los empleados, las ventas, los proveedores, etc.
A menos que se cuente con inmensas áreas dispuestas para el almacenamiento, conservar todos estos papeles representa un problema de espacio para la organización. En esta situación, siempre surgen dudas, ¿qué hacer?, ¿es preciso conservar todo? Está claro que es momento de limpiar el archivo, pero ¿qué papeles se pueden tirar?
Gran parte de los documentos se pueden digitalizar y almacenar electrónicamente. Pero existen otros de gran importancia que debes conservar en formato físico durante el plazo que impongan las leyes, de lo contrario quedas expuesto a sanciones. En este post explicamos qué registros comerciales debes preservar y por cuánto tiempo debes hacerlo.
Documentos que se deben guardar en una empresa
Una empresa gestiona diversos tipos de documentos, cada uno sirve en áreas específicas de la organización y son útiles para operaciones distintas. Por lo tanto, las normativas aplicables que rigen los plazos de conservación, también son diferentes.
1 Documentos relacionados a las operaciones de negocio
De manera general, el Código de Comercio estipula, en su artículo 30, que los empresarios deben conservar los libros, la documentación, la correspondencia y los justificantes relacionados a su negocio, durante un plazo mínimo de 6 años, contados a partir del último asiento realizado en los libros.
Este artículo se encuentra inmerso en el Título III relativo a la contabilidad de los empresarios, por lo que puede inferirse que el plazo de 6 años se refiere sólo a la documentación contable. Pero, realmente, queda claro que la contabilidad no es el único soporte que acredita las operaciones de un negocio.
En consecuencia, atendiendo al Código de Comercio es preciso que se conserve los documentos contables y mercantiles durante los siguientes 6 años. En estos documentos se incluyen
- Libros contables. Estos son los que permiten registrar las transacciones financieras.
- El libro diario.
- Libro de inventario de cuentas anuales.
- El libro mayor.
- Libros mercantiles. Aquellos en los que se registran los acuerdos internos a los que llegan los socios de la empresa. Deben conservarse como mínimo 6 años, contando desde la disolución o liquidación de la sociedad.
- Libro de actas.
- Libro de registro de socios, de acciones nominativas o de sociedades, según el tipo de empresa.
- Informes de auditoría.
- Informes de administración.
- Facturas.
También es recomendable incluir los documentos laborales relacionados con la contabilidad (como nóminas o recibo de pagos de cotizaciones).
2 Documentos relacionados con los empleados
Los documentos laborales que debe conservar una empresa son aquellos que le puedan servir para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones hacia el trabajador.
Estos documentos presentan diferentes naturalezas. Algunos están relacionados con la Seguridad Social y otros con los riesgos laborales. Hay documentos que son gestionados por recursos humanos junto con contabilidad, como los recibos de nómina, o son gestionados entre RRHH y el departamento jurídico, como los contratos de trabajo.
Atendiendo a estos factores, veamos en el siguiente cuadro los plazos de conservación de cada tipo de documento laboral:
| Documento laboral a conservar | Plazo de conservación |
| Registros de control de horario, registros diarios de jornada y resúmenes mensuales de registro de jornadas
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El empresario debe conservarlos durante un período, mínimo, de 4 años (Estatuto de los Trabajadores).
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| Documentos que acrediten la afiliación, altas, bajas, cotizaciones y aportaciones a la Seguridad Social.
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Se deben conservar durante 4 años. De lo contrario se comete una infracción leve (Real Decreto Legislativo 5/2000). Sin embargo, se aconseja conservarlos durante 10 años, que es el plazo máximo de prescripción de los delitos contra la Seguridad Social (Código Penal) |
| Recibos que justifican el pago de salarios, utilidades, vacaciones y el pago de prestaciones
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Se deben conservar durante 4 años. No hacerlo se considera infracción leve (Real Decreto Legislativo 5/2000). Es recomendable conservarlos 10 años (Código Penal). |
| Contratos de trabajo.
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Deben conservarse durante un mínimo de 4 años. Es recomendable conservarlos durante 10 años (plazo máximo de prescripción de los delitos contra la Seguridad Social)
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| Documentos relacionados con infracciones en materia de riesgos laborales
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Deben conservarse, como mínimo, 5 años, contados desde la fecha de la infracción. (Real Decreto Legislativo 5/2000). |
3 Documentación relacionada con las obligaciones fiscales
Entre estos documentos se encuentran los recibos, albaranes, facturas y justificantes de gastos, así como los libros en los que se registra toda la información financiera relevante para cumplir con la obligación ante Hacienda.
- Libros de facturas emitidas
- Libros de facturas recibidas.
- Libros de bienes de inversión.
- Libros de operaciones intracomunitarias, en caso de que la empresa ejecute operaciones con compañías o profesionales que operan en otros países de la Unión Europea.
¿Qué plazos de conservación tienen estos documentos fiscales? Los siguientes:
| Normativa | Plazo de conservación |
| Según la Ley General Tributaria. | Es recomendable conservar los documentos fiscales durante 10 años.
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| Según el Código Penal | Es recomendable conservar los documentos fiscales durante 10 años. Es el plazo de prescripción de los delitos contra la Hacienda Pública. |
Consideraciones de la Ley de prevención del blanqueo de capitales
Es importante recordar que, en materia de prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, la Ley 10/2010 dictamina que todas las empresas obligadas deben conservar durante 10 años la documentación en la que se acrediten: sus operaciones, las identificaciiones de los intervinientes en dichas operaciones y las relaciones de negocio.
En cualquier caso, siempre es recomendable preservar los documentos por un tiempo relativamente mayor a los indicados previamente en las normativas. Esto resulta una medida preventiva ante cualquier obligación que surja, por la que se deban presentar dichos registros.
Elimina las facturas de papel con la Digitalización Certificada
Las empresas tienen la opción de eliminar las facturas en formato papel si, previamente, han llevado a cabo un proceso de Digitalización Certificada. ¿En qué consiste? ¿Las facturas digitalizadas tienen la misma validez?
La digitalización certificada de facturas es un proceso en el que la factura física se convierte en una imagen digital con la validez legal necesaria para que sea aceptada en cualquier institución. Para esto, la digitalización debe cumplir con ciertos requisitos técnicos y legales exigidos por la Agencia Tributaria.
La Digitalización Certificada permite a las empresas conservar las facturas en formatos digitales y destruir el soporte en papel.
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