La implantación de un sistema de gestión documental brinda una enorme oportunidad a las organizaciones de incrementar su productividad. A través de este software se pueden automatizar diversas tareas y crear poderosos flujos de trabajo que impliquen la recepción de documentos, su almacenamiento, edición o envío al usuario adecuado.
Sin embargo, implantar un software de gestión documental también representa enfrentar ciertos desafíos. Sobre todo si tu empresa apenas está comenzando el proceso de digitalización.
A continuación, ofrecemos un repaso por los principales retos asociados a la implementación de un sistema de gestión de documentos. Te mostramos una amplia visión de estos desafíos y te brindamos ciertas recomendaciones para abordarlos.
6 retos a superar al implantar un sistema de gestión de documentos
El proyecto de implantación de un gestor documental requiere tomar en cuenta múltiples factores. Principalmente, es un proyecto que demanda una planificación asertiva, en la que se incluya la verificación y digitalización de los documentos correctos.
Por otro lado, es importante ejecutar los pasos completos. Es preciso ser consciente de que, dependiendo del nivel de madurez digital, la empresa podrá necesitar mayor o menor tiempo para la implantación del gestor de documentos.
Lo cierto es que, en cualquier contexto, es importante anticiparse al surgimiento de problemas. Por lo que es necesario identificar los siguientes 6 retos y evitar cualquier dificultad al elegir e instalar un sistema de gestión de documentos.
1 El alcance del proyecto
Al no definir el alcance del proyecto, o no definirlo con claridad, pueden crearse inconvenientes importantes, como generar trabajo adicional o innecesario.
Por ejemplo, cualquier departamento podría decidir que su información es la primera que debe digitalizarse e incluirse en la base de datos del gestor de documentos, pero ¿las otras áreas con las que interactúa este departamento están preparadas o continúan con una gestión de documentos en papel?
Por esto, es vital que dentro del plan de implantación del gestor de documentos se establezca el alcance del proyecto. Esto significa definir:
- Qué documentos deberán digitalizarse, clasificarse y almacenarse en la base de datos.
- Qué documentos deberán esperar para ser digitalizados, o qué documentos no se incluirán.
- Qué procesos deben automatizarse y en qué orden, etc.
2 La falta de aceptación
Uno de los mayores retos en la implantación de softwares al comenzar la digitalización de las empresas, es la aceptación de los usuarios. Esto sucede, principalmente, cuando existe falta de comunicación, cuando los trabajadores no saben qué cambios se están llevando a cabo en la organización y por qué se están realizando.
En este contexto, siempre surge el miedo ante los procesos desconocidos, por lo que se genera en el empleado un fuerte apego a los procedimientos “viejos”, con los que está completamente familiarizado.
Para superar este reto es preciso comunicar regularmente a los equipos de trabajo los avances en el proyecto de implantación y explicarles qué beneficios directos obtendrán. Es decir, debes ayudarles a visualizar cómo la automatización de los flujos de trabajo de documentos podrá agilizar sus actividades y hacerles ahorrar tiempo y esfuerzo.
3 La etapa de prueba
Saber cuánto tiempo durará la fase de prueba del sistema de gestión de documentos, así como determinar qué equipo de trabajo realizará las pruebas pueden representar grandes desafíos.
La etapa de prueba no debe apresurarse, es la fase que sirve para detectar problemas y evitar sorpresas en el futuro que causen alguna interrupción en los procesos comerciales.
¿Cuánto debe durar este periodo?
Debe ser un consenso entre el equipo o departamento que está llevando a cabo la prueba, el equipo de TI de la empresa, el proveedor de la tecnología y por supuesto los líderes de la organización.
¿Quienes llevarán a cabo la prueba?
Normalmente, el nivel de gerencia se ve tentado a elegir a los mejores empleados o a los que cuenten con las mejores habilidades en el uso de la tecnología para que lleven a cabo la prueba.
Pero hay que tener en cuenta que esta fase es para encontrar todas las potenciales deficiencias de la implantación, y en esto sólo ayudará un grupo de empleados con diferentes responsabilidades y habilidades.
4 No tomar en cuenta el crecimiento futuro
Es un error seleccionar y adquirir un sistema de gestión documental que solo se alinee con los requerimientos actuales de la empresa.
Toda organización prevé un crecimiento en el futuro, por lo que es importante considerar cuáles son los objetivos de desarrollo de la empresa y elegir un software que pueda crecer a la par con el negocio.
Por ejemplo, una de las opciones para escalar poco a poco según los requerimientos de la organización, son las soluciones de gestión documental en la nube.
5 Evaluación incorrecta de los flujos de trabajo
Es común que las organizaciones tengan como objetivo hacer que los nuevos flujos de trabajo automatizados sean una copia de los procesos manuales que están llevando a cabo actualmente. Esto es incorrecto.
La verdad es que se deben evaluar los flujos de trabajos actuales para identificar cada una de las tareas y fases que intervienen en el proceso. Pero esto sólo servirá como punto de partida. ¿Por qué?
En primer lugar, porque muchas veces estos procesos no son óptimos. En segundo lugar, al digitalizar estos flujos de trabajo es usual que ciertas tareas o etapas ya no sean necesarias.
Por lo tanto, la mejor forma de evaluar los flujos de trabajos actuales es contar con expertos en la gestión documental y reunir un grupo principal de cada departamento. De esta forma se puede:
- Comprender cómo funciona realmente el proceso en la actualidad.
- Identificar cuáles son los pasos o etapas clave.
- Detectar cuáles son los cuellos de botella que deben solucionarse.
6 El apoyo y acompañamiento del proceso
Para superar cualquier reto en la implantación de sistemas de gestión documental es necesario comprender profundamente el proceso comercial que se está migrando a un entorno digital.
En esto es útil involucrar a los propios empleados, creando un equipo interdisciplinario que apoye y supervise el proyecto de implantación, que aporte sus experiencias y exponga diversas perspectivas profesionales.
Una solución de gestión documental completa y segura
En Andaluza de Documentación te ofrecemos una de las soluciones de gestión documental más completas. Cubre las diversas fases del ciclo de vida de los documentos, además, se integra a tus herramientas actuales, te proporciona acceso remoto a tus documentos y brinda rapidez y seguridad de la información.
Te ayudamos a ejecutar la implantación del gestor documental, de acuerdo a las necesidades de tu organización. Y te acompañamos en el proceso, transfiriendo el conocimiento para el uso óptimo de nuestra herramienta tecnológica.
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