Señales de que tu empresa necesita un software de gestión documental

Señales de que tu empresa necesita un software de gestión documental

Un sistema de gestión de documentos, también conocido como DMS por sus siglas en inglés (Document Management System), es una herramienta informática clave en el entorno empresarial.

¿Qué hace un DMS?

Un gestor documental permite organizar, proteger, digitalizar, almacenar y distribuir automáticamente los documentos de la organización. Garantiza que los equipos de trabajo tengan acceso oportuno a la información correcta y actualizada, mientras los archivos se encuentran protegidos en un repositorio central.

Pero ¿qué tan necesario es este sistema? ¿Cómo saber si una empresa necesita implantarlo?

En este artículo te ayudamos a definir si tu empresa requiere un gestor documental. Te explicamos las principales señales que te llevarán a comprender si tu organización necesita implantar un DMS… o cambiar el actual.

5 señales de que es necesario implantar un software de gestión documental

Si tu empresa experimenta alguno de los siguientes signos, entonces es seguro que se beneficiará de un sistema de gestión de documentos:

1.    Captura lenta y laboriosa de documentos

Recopilar documentos de forma manual a través de procedimientos tediosos hace perder tiempo y esfuerzo a los empleados y a la organización en general. Por ejemplo:

  • Si los empleados deben escanear los documentos en papel y guardarlos en carpetas locales o en alguna unidad externa, se incrementa el riesgo de errores humanos y de que disminuya la calidad de la información.
  • Si los empleados deben introducir los datos de facturas en otros sistemas u hojas de cálculo, pueden existir errores e inconsistencia en la información.

Como se observa, la captura lenta y laboriosa de documentos y datos afecta negativamente al rendimiento y la eficiencia de una empresa. Es una señal de que es necesario implantar un software de gestión documental, para automatizar la captura y el almacenamiento de documentos y conservar una alta calidad de los datos.

2.    Problemas de legibilidad o compatibilidad de los documentos

Muchas veces las empresas tienen que lidiar con documentos en papel o en formatos no compatibles que dificultan la lectura de datos y la introducción de éstos en los sistemas. Por ejemplo:

  • Si una empresa recibe documentos en formato de papel con letra borrosa o ilegible, se dificulta la comprensión y verificación de los datos.
  • Si una empresa trabaja con formatos de documentos obsoletos, limita su capacidad para abrir y editar diversos archivos recibidos.

Estos problemas disminuyen la precisión y calidad de los datos. Pero es posible resolverlos mediante la implementación de un sistema de gestión documental que cuente con la funcionalidad del reconocimiento óptico de caracteres OCR.

La funcionalidad OCR permite extraer, de manera fiable, el texto de los documentos digitalizados que se encuentran en formato de imagen y convertirlos en información editable. Además, crea un archivo de documentos digitales en formatos estandarizados, como PDF.

3.    El riesgo de robo o pérdida de la confidencialidad

La tercera señal de que una empresa necesita un sistema de gestión documental es el riesgo de robo de información, la alta probabilidad de daños irreparables en los documentos o los problemas para mantener la confidencialidad de los datos. Por ejemplo:

  • Si una empresa almacena documentos digitales en diversos ordenadores de la organización, con diversos nombres y sin control de quién accede a la información, se exponen los archivos a factores que atentan contra la integridad de los datos como hackers, virus o averías de las máquinas.
  • Si la organización almacena los documentos en papel en armarios o archivadores dentro de espacios no adecuados y sin las medidas necesarias para su seguridad y conservación, quedan expuestos a robos, inundaciones, plagas, incendios, etc.

Estas situaciones no solamente ponen en riesgo los documentos y la información, también afectan negativamente la reputación de la empresa.

¿Cómo resolver estos problemas? Con el uso de un software de gestión documental, porque es un sistema que centraliza la base de datos y ofrece diversas opciones para la seguridad de los archivos, como el cifrado de datos y los controles de acceso que se basan en los roles.

4.    La falta de flexibilidad operativa

Actualmente, para continuar con las operaciones comerciales desde distintos lugares, las empresas deben tener acceso remoto a los documentos, mediante diversos dispositivos o plataformas. Si este acceso se torna difícil, por problemas de compatibilidad de sistemas o de conectividad, es síntoma de que la organización requiere el uso de un DMS.

Por ejemplo, una empresa no tiene flexibilidad operativa cuando:

  • El equipo de trabajo o los líderes de la organización deben viajar a menudo y se les hace imprescindible llevar consigo los documentos en papel o en algún dispositivo portátil. Esto también incrementa el riesgo de robo o pérdida de la información.
  • Una empresa ha implantado modalidades de trabajo a distancia, como el teletrabajo, y necesita que los empleados accedan a distintas plataformas o sistemas operativos para desempeñar sus actividades. Esto además de causar limitación en las operaciones, puede generar bloqueos o incompatibilidades de sistemas.

Un software de gestión documental ayuda a incrementar la flexibilidad operativa y facilitar la continuidad de los negocios. Este tipo de gestor brinda acceso remoto a los usuarios, cuándo y dónde lo necesiten.

5.    Lentitud o retraso en los procesos de aprobación de documentos

Toda empresa cuenta con procesos que requieren el envío y validación de documentos por parte de diversos departamentos, como la creación y aprobación de contratos o la elaboración de presupuestos.

Si la organización tiene dificultad para completar estas tareas y obtener el feedback de las diferentes áreas implicadas, además se generan malentendidos y errores entre los equipos, es una señal de que se necesita implantar un gestor documental.

Un DMS automatiza las diversas tareas que implican la aprobación de documentos, como la firma electrónica, el envío de notificaciones, el seguimiento del estado, etc. De esta forma ayuda a agilizar el trabajo y mejora la colaboración entre departamentos.

Por ejemplo,

  • Si la empresa demora días o semanas en la elaboración de contratos para clientes o proveedores, es necesaria la instalación de un gestor documental.
  • La aprobación de contratos es un proceso en el que se requiere la redacción del documento, su envío por correo electrónico a los departamentos involucrados, la validación del mismo, la firma autorizada, etc. Con un software de gestión documental se simplifica todo el proceso, porque permite crear plantillas de contrato, enviar los archivos por vía electrónica y llevar a cabo la firma digital.

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